ถ้างานปาร์ตี้คือการสร้าง “ความสัมพันธ์” งาน Townhall ก็คือการสร้าง “ความไว้วางใจ” ในองค์กรแต่ Townhall ส่วนใหญ่มักกลายเป็นชั่วโมงต้องมนต์ที่พนักงานอยากจะหลับ เพราะมีแต่ตัวเลขกราฟ และการพูดด้านเดียวจากผู้บริหาร วันนี้ Gorilla Event จะช่วยคุณเปลี่ยนบรรยากาศ Townhall Meeting แบบนั้นให้กลายเป็น Townhall ที่ทุกคนตั้งตารอ แสดงให้รู้ว่าการสื่อสารภายในองค์กรยุคใหม่ไม่ใช่แค่การ “บอกให้ทราบ” แต่คือการ “สร้างความเข้าใจร่วมกัน” ต่อไปนี้คือ 5 เทคนิคที่จะช่วยให้ Townhall ของคุณมีชีวิตชีวามากขึ้นมีอะไรบ้างมาดูกัน!
1. เปลี่ยนจากการบรรยายเป็นการสนทนาให้พนักงานได้มีส่วนร่วม
ความน่าเบื่ออันดับหนึ่งคือการฟังคนพูดบนเวทีนานเกิน 30 นาทีโดยไม่มีปฏิสัมพันธ์ ลองเลือกใช้กฎ 50/50 ดูในการจัด Townhall โดยแบ่งเวลาครึ่งหนึ่งสำหรับการอัปเดตข้อมูล และอีกครึ่งหนึ่งสำหรับการถาม-ตอบหรือกิจกรรมกลุ่ม อย่าลืมเปิดรับคำถามล่วงหน้า โดยที่ก่อนเริ่ม Townhall ก็เปิดโอกาสให้พนักงานส่งคำถามแบบไม่ระบุตัวตน ผ่านเครื่องมืออย่าง Slido หรือ Mentimeter เพื่อให้พนักงานกล้าถามเรื่องที่คาใจจริงๆ
2. เล่าเรื่องด้วย "Storytelling" แทนตัวเลขที่น่าเบื่อ
Townhall คือ การสร้างความไว้วางใจระหว่างองค์กรกับพนักงาน แม้ตัวเลข KPI สำคัญก็จริง แต่พนักงานจะอินกว่าถ้าเขารู้ว่าตัวเลขนั้น “หมายถึงอะไรต่อชีวิตเขา” แทนที่จะบอกว่า “ยอดขายโต 20%” ให้ลองเล่าเรื่องลูกค้ารายหนึ่งที่ประทับใจบริการของเราจนขอบคุณกลับมาใน Town Hall บริษัทแทน วางเส้นเรื่องให้เชื่อมโยงเป้าหมายบริษัทเข้ากับความพยายามของคนในทีม เพื่อให้เขารู้สึกว่าเขาคือส่วนหนึ่งของความสำเร็จนั้น
3. คำตอบที่โปร่งใส Touch ใจพนักงานมากกว่า
Townhall คือพื้นที่ที่ผู้บริหารจะได้แสดงความจริงใจอย่าเลือกตอบแต่คำถามง่ายๆ หรือคำถามที่อวยบริษัท แต่จงกล้าพูดถึงปัญหาที่กำลังเจอ หรือเรื่องที่พนักงานกังวล เช่น นโยบาย Work from Home หรือโบนัสที่มีแนวโน้มจะได้รับ คิดไว้เสมอว่า “ความจริงใจซื้อใจคนได้มากกว่าคำสัญญาที่สวยหรู” และการจัด Townhall Meeting นี่แหละเป็นเวทีที่จะเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างเจ้านายกับลูกน้องให้เพิ่มมากขึ้น
4. บรรยากาศไม่จำเจ มีสิ่งที่ดูสนุก น่าตื่นเต้น
อย่าจำกัด Townhall ไว้แค่ในห้องประชุมสี่เหลี่ยมที่มีแสงไฟนีออน ควรวางแผน Theme & Music ให้เข้ามามีบทบาทใน Townhall Meeting ใช้เพลงสนุกๆ เปิดก่อนเริ่มงาน หรือกำหนดธีมการแต่งกายขำๆ ก็เป็นไอเดียที่ไม่เลวเลย อาจมีช่วง Surprise Element แอบมี “Surprise Guest” หรือการแจกรางวัลเล็กๆ น้อยๆ ระหว่างการพูดใน Town Hall บริษัทเพื่อดึงสมาธิคนกลับมาให้มีส่วนร่วมในงานจนจบได้แบบไม่มีเบื่อ
5. การชื่นชมที่ไม่ใช่แค่หน้าที่
Townhall เป็นเหมือนเวทีที่ร่วมบุคลากรในบริษัทให้มาร่วมกัน ดังนั้นการมีช่วงเวลาพิเศษในการแจกรางวัลเป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ การประกาศรางวัลหรือชมเชยพนักงาน ไม่ควรเป็นแค่การอ่านชื่อ แต่อาจลองให้เพื่อนร่วมงานเป็นคนออกมาเล่าความประทับใจในตัวผู้ได้รับรางวัล หรือมีการอธิบายว่าสิ่งที่เขาทำส่งผลดีต่อทีมหรือบริษัทอย่างไร มากกว่าแค่การให้เกียรติบัตรเปล่าๆ
สรุป
Townhall ที่ดีคือการทำให้พนักงานรู้สึกว่า “เสียงของเขามีความหมาย และเขาคือส่วนหนึ่งของความสำเร็จ” ไม่ใช่แค่การเรียกคนมานั่งฟังประกาศการวางแผนการจัด Townhall Meeting ให้ตรงมีความน่าสนใจจึงเป็นอีกเรื่องที่องค์กรควรให้ความสำคัญ
และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัด Townhall Meeting ในบริษัท ให้ออกมาตรงใจ มีเทคนิคการวางแผนได้อย่างสมบูรณ์แบบและเป็นบริษัทรับจัดงานที่เชื่อถือได้ด้วยประสบการณ์มากมาย พร้อมทีมงานครบ คลิ๊กเลย กอริลล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ของคุณแล้ว!
Q: ถ้าผู้บริหารไม่มีทักษะการพูดควรทำอย่างไร?
ไม่จำเป็นต้องเป็นนักพูดที่เก่ง ความสำคัญอยู่ที่ “ความจริงใจ” ลองเปลี่ยนรูปแบบจากการยืนพูดคนเดียว เป็นการ “นั่งสัมภาษณ์” โดยมีพิธีกรช่วยชงคำถาม จะทำให้ดูเป็นธรรมชาติและเป็นกันเองมากขึ้น
Q: Townhall ควรจัดบ่อยแค่ไหน?
ความถี่ที่แนะนำคือ รายไตรมาส เพื่ออัปเดตความคืบหน้าของเป้าหมายใหญ่ แต่ถ้าบริษัทอยู่ในช่วงเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว อาจจัดเป็น Mini-Townhall สั้นๆ รายเดือนก็ได้
Q: จะจัดการกับ “คำถามเชิงลบ” ในที่สาธารณะอย่างไร?
อย่าปัดคำถามหรือแสดงอาการในด้านลบ ให้ขอบคุณที่ถาม ตอบตามความจริงเท่าที่ตอบได้ และหากเป็นเรื่องละเอียดอ่อน ให้แจ้งว่า “เรื่องนี้เรากำลังหาทางออก และจะมาอัปเดตให้ชัดเจนอีกครั้ง”