การจัดงานแถลงข่าวให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องทำอย่างไร จะจัดงานอย่างไรให้ดึงดูดสื่อมวลชนให้มาร่วมงานให้มากที่สุด การจัดงานแถลงข่าวที่ดีนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่แค่กับหัวข้อที่น่าสนใจ แต่ยังรวมถึงการวางแผนและกลยุทธ์ที่ดีด้วย แล้วจะจัดงานยังไงดีให้โดนใจสื่อมวลชน ทำอย่างไรให้ข่าวของคุณถูกนำไปเผยแพร่ได้อย่างกว้างขวาง Gorilla Event เอา 5 เคล็ดลับการจัดงานแถลงข่าวให้ปัง! ดังสุดๆ มาบอกต่อกัน!
งาน Press Conference คืออะไร
งาน Press Conference หรือ “งานแถลงข่าว” คือ งานที่จัดขึ้นเพื่อสื่อสารข้อมูลสำคัญจากองค์กร บริษัท หรือบุคคล ไปยังสื่อมวลชน เช่น นักข่าว บรรณาธิการ หรือช่างภาพ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นถูกนำไปเผยแพร่ต่อสาธารณชนในวงกว้างอย่างรวดเร็วและเป็นทางการ
จุดประสงค์หลักของงาน Press Conference
- เพื่อเผยแพร่ข่าวสารสำคัญ เช่น การเปิดตัวสินค้าหรือบริการใหม่, การประกาศนโยบายสำคัญ, การชี้แจงสถานการณ์วิกฤต หรือการแถลงผลการดำเนินงาน
- งาน Press Conference จัดเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้องค์กร เพราะการแถลงข่าวอย่างเป็นทางการโดยผู้บริหารหรือตัวแทนขององค์กรนั้น จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสให้กับข้อมูลที่สื่อสารออกไป
- งานแถลงข่าวเพื่อเปิดโอกาสให้ซักถาม เปิดเป็นเวทีที่ให้นักข่าวได้ซักถามและเจาะลึกในประเด็นต่าง ๆ ที่สนใจ ทำให้ข้อมูลที่ได้ มีความครบถ้วนและตอบข้อสงสัยได้ในทันที ส่วนจะทำให้องค์กรปังหรือไม่ปังก็วัดกันตรงนี้
องค์ประกอบสำคัญของงาน Press Conference
- ผู้แถลงข่าว (Spokesperson) บุคคลสำคัญที่ทำหน้าที่แถลงข่าว ซึ่งควรมีความน่าเชื่อถือและเข้าใจในประเด็นที่แถลงเป็นอย่างดี
- ข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร สรุปเนื้อหาสำคัญที่ต้องการแถลงให้สื่อมวลชนได้รับทราบ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการเขียนข่าว
- ห้องแถลงข่าว (Press Room) สถานที่จัดงานที่มีความพร้อมทั้งระบบเสียง, ไฟ, และฉากหลังที่สวยงาม เพื่อให้สื่อมวลชนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วงถาม-ตอบ (Q&A) เป็นส่วนสำคัญที่เปิดโอกาสให้สื่อมวลชนได้ซักถามข้อสงสัยเพิ่มเติมจากผู้แถลงข่าว
5 เคล็ดลับจัดงานแถลงข่าวอย่างมืออาชีพ
การจัดงานแถลงข่าวไม่เพียงแค่ตั้งหัวข้อ กำหนดคนพูดหลักแล้วเชิญสื่อมวลชนมาก็ปังแล้ว แต่ยังต้องมีองค์ประกอบอื่นๆ ด้วย มาดูกันว่า 5 เคล็ดลับการจัดงาน Press Conference ของมืออาชีพมีอะไรกันบ้าง Gorilla Event ขอเริ่มจาก
1. วางแผนล่วงหน้าและส่งข้อมูลให้ตรงจุด
ในแต่ละวันนักข่าวส่วนใหญ่ได้รับข่าวประชาสัมพันธ์งานต่างๆ เยอะมากๆ การส่งข้อมูลแบบหว่านจึงไม่ใช่สิ่งที่ดีเลย การบริการจัดงานแถลงข่าวสิ่งแรกและคือสิ่งสำคัญที่สุดคือการ กำหนดกลุ่มเป้าหมายของสื่อมวลชนที่เหมาะสมกับข่าวของคุณ เช่น ถ้าคุณจะแถลงข่าวเรื่องเทคโนโลยี ก็ควรส่งถึงนักข่าวสายไอทีโดยเฉพาะ ไม่ใช่นักข่าวสายการเมือง เพื่อให้นักข่าวที่มาทำข่าวได้ข่าวออกไปเผยแพร่ยังกลุ่มเป้าหมาย ควรส่งจดหมายเชิญและข่าวประชาสัมพันธ์การจัดแถลงข่าวล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ เพื่อให้นักข่าวมีเวลาวางแผนการทำงาน และในจดหมายเชิญนั้นๆ ควรมีหัวข้อที่กระชับ ชัดเจน และดึงดูดความสนใจตั้งแต่แรกเห็น
2. สร้าง "คุณค่า" ให้กับข่าว
ลองคิดในมุมของนักข่าวว่า “ทำไมเขาต้องมางานแถลงข่าวของเรา?” ถ้าอยากให้เป็นที่สนใจของนักข่าวต้องเข้าไปนั่งที่กลางใจเขาเหล่านั้น ข่าวของคุณต้องมีประเด็นที่สดใหม่และน่าสนใจ ไม่ใช่แค่การประกาศเปิดตัวสินค้าธรรมดาๆ ลองเพิ่มมุมมองที่แตกต่าง เช่น การนำเสนอผลสำรวจที่น่าตกใจ, การเปิดตัวนวัตกรรมที่จะเปลี่ยนพฤติกรรมผู้บริโภค หรือการพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นสังคมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ ยิ่งมีข้อมูลที่นักข่าวนำไปต่อยอดได้ง่าย เช่น สถิติที่น่าสนใจ, ข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญ หรือโอกาสในการสัมภาษณ์พิเศษ ก็จะยิ่งเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะตัดสินใจมาร่วมงานมากขึ้น
3. เตรียมพร้อมข้อมูลและอุปกรณ์ให้ครบถ้วน
เมื่อนักข่าวมาถึงงานแถลงข่าว พวกเขาย่อมต้องการข้อมูลที่พร้อมใช้งานและนำไปเขียนข่าวต่อได้ทันที ควรเตรียม Press Kit หรือแฟ้มข่าวที่ประกอบด้วย
- ข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ที่กระชับและมีเนื้อหาครบถ้วน
- ภาพถ่ายความละเอียดสูงของสินค้า, โลโก้, ผู้บริหาร และบรรยากาศงาน
- ข้อมูลบริษัทและผู้บริหาร (Company Profile) ให้ครบถ้วน
- เอกสาร Q&A คำถาม-คำตอบที่อาจเกิดขึ้น เพื่อให้นักข่าวใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง
นอกจากนี้การจัดสถานที่ในการจัดงานแถลงข่าวให้เหมาะสม มีระบบแสงและเสียงที่ดี รวมถึงมุมถ่ายรูปที่สวยงาม ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้นักข่าวทำงานได้อย่างราบรื่น และยังช่วยให้มีมุมต่างๆ ให้นักข่าวได้เก็บภาพกลับไปด้วย
4. เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมและอำนวยความสะดวก
เวลาคือสิ่งมีค่าสำหรับนักข่าว การจัดงานใน ช่วงเวลาที่เหมาะสม จะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ง่ายขึ้น ควรหลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่มีข่าวใหญ่ๆ หรือช่วงเวลาที่ใกล้เดธไลน์ของสำนักข่าวต่างๆ เช่น ช่วงบ่ายแก่ๆ สำหรับนักข่าวสายโทรทัศน์หรือหนังสือพิมพ์รายวัน ช่วงเช้าตรู่ถึงช่วงสายๆ ก่อนเที่ยงมักเป็นช่วงที่เหมาะสมที่สุด นอกจากนี้ การมีเจ้าหน้าที่ประสานงานในการจัดงานแถลงข่าวต้องคอยดูแลและให้ข้อมูลแก่นักข่าวอย่างเป็นกันเอง รวมถึงการจัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่ม ก็เป็นการแสดงความใส่ใจที่จะทำให้นักข่าวรู้สึกดีกับแบรนด์ของคุณ
5. สร้างและรักษาความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง
การสร้างความสัมพันธ์กับสื่อมวลชนเป็นเรื่องที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่แค่ตอนจะจัดงานแถลงข่าวเท่านั้น การสร้างฐานข้อมูลนักข่าวที่คุณรู้จักและอัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอเป็นเรื่องสำคัญ และเมื่อจบงานแล้ว อย่าลืม! ส่งข่าวสรุปและภาพถ่ายความละเอียดสูง ให้กับสื่อมวลชนที่ไม่สามารถเข้าร่วมงานได้ เป็นการแสดงให้เห็นว่าแม้นักข่าวสำนักนั้นไม่ได้มางานแค่คุณก็ไม่ลืมที่จะให้ข้อมูลในการทำข่าว การส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ไปขอบคุณหลังจบงาน ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีเอาไว้ หากทำสิ่งเหล่านี้ได้สม่ำเสมอนักข่าวก็จะจดจำคุณได้และมีแนวโน้มที่จะสนใจข่าวของคุณในครั้งต่อไปอย่างแน่นอน
สรุป
เข้าใจเกี่ยวกับงานแถลงข่าวกันมากขึ้นหรือยัง อย่างที่บอกไม่เพียงแต่หัวข้อหรือผู้ดำเนินงานก็จะจบงานได้สวยๆ แต่ต้องมีการวางแผนบริหารจัดการงานแถลงข่าวให้ดี เพื่อการเปิดโอกาสดีๆ แก่องค์กรของคุณให้มากที่สุด และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงานแถลงข่าวให้ปัง ดังไปถึงยังกลุ่มเป้าหมาย พร้อมทีมงานครบ คลิ๊กเลย กอริลล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ของคุณ เปลี่ยนงานแถลงข่าวให้เป็นกระแสด้วยเทคนิคการจัดงานอย่างมืออาชีพ เชื่อใจได้ วางใจ Gorilla Event!