อยากจัดอีเว้นท์ให้ตราตรึงใจ จะต้องทำอย่างไรให้คนที่เข้ามาในงานรู้สึกประทับใจและจดจำรายละเอียดในงานได้อย่างครบถ้วน จัดยังไงให้ถูกใจผู้เข้าชม การจัดงานให้ออกมาน่าสนใจ ไม่จำเป็นต้องใช้งบมากมาย แต่เพียงต้องใส่ใจในทุกรายละเอียด และเข้าใจว่าผู้เข้าชมต้องการอะไร เพื่อหาคำตอบและไขข้อสงสัย! วันนี้เราเลยเอา 7 เคล็ดลับจัดงานอีเว้นท์ให้ตื่นตาตื่นใจมากบอกกัน จะมีอะไรบ้างไปดูกันเลย!
ก่อนจะเริ่มวางแผนจัดอีเว้นท์ ต้องรู้ก่อนว่าใครคือคนที่คุณอยากให้มา และพวกเขาชอบอะไร ไลฟ์สไตล์แบบไหน เช่น หากเป็นกลุ่มวัยรุ่น งานอาจจะต้องมีความสนุกสนาน ตามกระแส หรือถ้าเป็นกลุ่มนักธุรกิจ ความหรูหราและเป็นทางการอาจจะเหมาะสมมากกว่า เพื่อจัดงานให้ตรงตามจริตของคนที่จะเข้ามาชมงาน โดยรูปแบบของลูกค้าแต่ละงานอาจจะต้องอ้างอิงจากข้อมูลของปีก่อนๆ หรือถ้าเป็นการจัดอีเว้นท์ครั้งแรก ก็ต้องเอาสินค้าหรือบริการมาเป็นตัวตั้งต้น ว่าควรจะต้องเจาะกลุ่มลูกค้ากลุ่มไหน และรูปแบบงานต้องออกมาไปในทิศทางใด
จัดอีเว้นท์ที่ดีควรมีธีม มีเรื่องราวให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีส่วนร่วมไปพร้อมกัน เช่น งานเปิดตัวสินค้าอาจมีธีม “ย้อนวัยเด็ก” มีโซนเล่นเกมแนว 90s หรือถ้าหากงานที่เกี่ยวกับเทคโนโลยี ก็อาจจัดให้มีความล้ำสมัย เช่น ใช้ AR หรือ VR มาช่วยสร้างประสบการณ์ โดยที่คอนเซปต์เหล่านั้นต้องเข้ากับสินค้าและบริการ ที่เราต้องการจะสื่อออกไปด้วย สมมุติว่า สินค้าคือครีมกันแดด ที่ต้องการจัดอีเว้นท์ รูปแบบของงานที่มีความสดใส สามารถสื่อออกมาว่าสินค้าคืออะไร แล้วมีอะไรเกี่ยวข้องกับคอนเซปต์ของงานบ้าง ถ้าออกแบบคอนเซปต์ของงานออกมาได้ดี น่าจดจำ ก็จะช่วยให้สินค้าและบริการที่เราต้องการจะสื่อนั้น น่าจดจำไปด้วย!
เมื่อได้คอนเซปต์ของงานแล้ว ต่อมาในขั้นตอนการจัดอีเว้นท์นั้นก็คือ ขั้นตอนการคิดกิจกรรม ว่ากิจกรรมไหนควรที่จะต้องเด่น และกิจกรรมไหนที่เป็นตัวเสริมในคอนเซปต์ได้เป็นอย่างดี อย่าเพียงแค่ให้มาเดินดูการจัดอีเว้นท์แล้วกลับไปเพียงอย่างเดียว ควรมีกิจกรรมให้คนได้มี ส่วนร่วม เช่น เวิร์กช็อป กิจกรรมถ่ายรูปชิคๆ จุดให้เช็กอิน แชร์ลง โซเชียล หรือเกมที่มีของรางวัล ก็สามารถช่วยให้คนประทับใจ และอยู่กับงานได้นานขึ้น การแจกของที่ระลึกเป็นไอเดียที่ดี เพราะคนส่วนใหญ่รู้สึกดีและมีส่วนร่วมจากการได้รับของรางวัล ดังนั้นเราจึงต้องคำนวน ส่วนนี้ให้ดีด้วยว่า ต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่ แล้วของรางวัลต้องเป็นอะไร ถึงจะน่าจดจำและมีคุณค่ามากที่สุด
อยากจัดอีเว้นท์ให้ตื่นตาตื่นใจองค์ประกอบทั้งด้านภาพและเสียงคือจุดที่สร้างความ “ว้าว” ให้คนจดจำได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นเวทีจัดแสดง การตกแต่งบูธ หรือการเปิดตัวสินค้า ลองใช้เทคนิคการจัดไฟ โปรเจกต์ชันแมปปิ้ง หรือโชว์เลเซอร์เพื่อเพิ่มความอลังการ รวมถึงการใช้สีสันให้เข้ากับงานก็เป็นขั้นตอนการจัดอีเว้นท์ที่มองข้ามไม่ได้ โทนสี โทนแสง มีผลต่อมนุษย์ในด้านจิตวิทยาอยู่แล้ว ดังนั้นเราจึงต้องศึกษาให้ดีก่อนวางแผนในส่วนนี้ และในด้านดนตรีควรต้องสอดคล้องกับคอนเซปต์ของงาน ไม่เสียงเบาหรือดังจนเกินไป ทำอย่างไรให้ดึงความสนใจได้แต่ไม่น่ารำคาญ จุดนี้ก็สำคัญมากๆเช่นกัน
เคล็ดลับจัดอีเว้นท์ข้อนี้คือ ผู้จัดงานต้องวางแผนตั้งแต่ขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์ช่วงโปรโมต ว่าจะต้องทำอย่างไรให้มีคนสนใจ ทำอย่างไรให้คนมีการพูดถึงก่อนที่จะเริ่มงาน
เมื่อมาถึงในงานแล้วมีความพร้อมด้านเจ้าหน้าที่มากน้อยแค่ไหน ที่จะคอยอำนวย ความสะดวกสบายให้กับคนที่มาร่วมงาน ตั้งแต่พื้นที่การจอดรถ การเข้างาน ว่ามีความลื่นไหลหรือไม่ และสุดท้ายต้องมีการติดตามผลด้วยการทำแบบทดสอบ ในการจัดงานว่ามีความพึงพอใจมากน้อยแค่ไหน เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการจัดงานครั้งต่อไป และไม่ควรลืมทิ้งท้ายงานเป็นสโลแกนหรือการขอบคุณ ให้ผู้เข้าชมได้ตราตรึงใจด้วย
เคล็ดลับจัดงานอีเว้นท์ ในยุคสมัยของโซเชียลมีเดียที่ใครๆ ก็อยากแชร์ประสบการณ์ลง IG / TikTok / Facebook ดังนั้นการจัดอีเว้นท์ให้เป็นที่จดจำต้องสร้างมุมถ่ายรูปสุดปัง พร้อมแฮชแท็กเฉพาะของงาน เพื่อเป็นการช่วยให้เกิดการบอกต่อและจุดถ่ายรูป มักจะเป็นจุดแรกๆ ที่คนเข้าชมงานให้ความสนใจ และอยากจะเก็บภาพสวยๆ เป็นความทรงจำกันทั้งนั้น ซึ่งแน่นอนว่าตรงนี้พลาดไม่ได้เลย ทำอย่างไรให้น่าดึงดูด สี คอนเซปต์ ต้องมาจัดเต็มสุดๆ ที่มุมนี้เลย
ข้อสุดท้ายนี้ไม่เชิงเป็นเคล็ดลับจัดงานอีเว้นท์แต่เป็นการวางแผนเพื่อรับมือมากกว่าเพราะไม่มี งานไหนสมบูรณ์แบบ 100% ต้องมีแผน B สำรองไว้เผื่อกรณีฝนตก ระบบล่ม วิทยากรมาสาย หรือแขกเยอะเกินคาด จึงต้องมีแผนในการรองรับ ประเมินสถานการณ์ความเป็นไป แล้ววางแผนรอไว้เลย ความพร้อมในส่วนนี้คือสิ่งที่จะช่วยให้งานราบรื่นเมื่อเกิดปัญหา และต้องอย่าลืมคำว่า “ทีม” ที่แต่ละคนต้องรู้หน้าที่ของตัวเอง โดยการมอบหมายงานจากผู้ดูแลงาน
