Checklist คุมงบงานอีเว้นท์ ไม่บานปลาย ผู้บริหารถูกใจ

1. วางโครงสร้างงบประมาณ

ก่อนจะเริ่มจองสถานที่หรือติดต่อซัพพลายเออร์ ต้องสร้างวิธีการกั้นงบจัดงานอีเว้นท์ให้แข็งแรงก่อน ด้วยการกำหนดตัวเลข “Net” และ “Gross” ให้รัดกุม ตรวจสอบให้ชัดเจนว่าตัวเลขที่ผู้บริหารอนุมัติ คือตัวเลขที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) แล้วหรือไม่ เพื่อป้องกันการติดลบตั้งแต่ยังไม่เริ่ม

ต่อมาคือการสร้าง Buffer หรือเงินสำรองฉุกเฉิน ซึ่งเป็นกฎเหล็กของการจัดงานอีเว้นท์ งบจัดงานอีเว้นท์เท่าไหร่ การจัดงานที่ดีต้องมีเงินสำรอง 10-15% เสมอ เพราะในหน้างานจริงมักมีค่าใช้จ่ายจุกจิก เช่น ค่าปลั๊กไฟเพิ่ม, ค่าล่วงเวลาของสต๊าฟสถานที่ หรืออุปกรณ์ที่ชำรุดกะทันหัน และต้องแจกแจงตามน้ำหนักความสำคัญ คือ แบ่งสัดส่วนงบตามเป้าหมาย  เช่น หากเป็นงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ งบส่วนใหญ่ควรลงที่ “Production & Experience” แต่ถ้าเป็นงานประชุมวิชาการ งบควรหนักที่ “Venue & Catering” เป็นต้น

2. การคัดเลือก Vendor และมีการต่อรองที่มีชั้นเชิง

การจัดงานอีเว้นท์ต้องเลือกซัพพลายเออร์ที่ “ใช่” ในราคาที่ “คุ้ม” คือจุดตัดสำคัญที่จะทำให้งบไม่บานปลาย ควรเปรียบเทียบอย่างน้อย 3 เจ้าเสมอ โดยใช้ TOR (Terms of Reference) ชุดเดียวกัน เพื่อให้เห็นความแตกต่างของราคาในมาตรฐานเดียวกันจริงๆ อย่าดูแค่ยอดรวมข้างล่างใบเสนอราคา ให้เจาะลึกรายรายการ หากรายการไหนดูสูงผิดปกติ ให้สอบถามที่มาหรือขอเปลี่ยนสเปกวัสดุที่ราคาถูกลงแต่ให้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกัน และในบางครั้งการขอ “ส่วนลดเงินสด” อาจยากกว่าการขอ “Value-add” เช่น ขอชั่วโมงรันคิวเพิ่มฟรี, ขออัปเกรดเมนูอาหาร หรือขอใช้หน้าจอ LED ของสถานที่โดยไม่คิดเงินเพิ่ม ซึ่งช่วยลดงบการจัดงานอีเว้นท์ในภาพรวมได้มหาศาล