การจัดงานอีเว้นท์ ไม่ว่าจะเป็นงานประชุม สัมมนา งานเปิดตัวสินค้า หรืองานเลี้ยงสังสรรค์ ล้วนต้องการความราบรื่นและน่าประทับใจ การเลือกบริษัทจัดอีเว้นท์ (Event Organizer หรือ Event Agency) ที่เหมาะสมจึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้คุณลดภาระความกังวล และมั่นใจได้ว่างานของคุณจะออกมาสมบูรณ์แบบตามที่ตั้งใจไว้ บทความนี้อยากจะแนะนำแนวทางในการเลือกบริษัทจัดอีเว้นท์อย่างไร ให้คุณสบายใจและไม่ผิดหวัง จะมีอะไรบ้างมาเริ่มกันเลย!
1. กำหนดความต้องการและงบประมาณให้ชัดเจน
ก่อนที่คุณจะเริ่มมองหาบริษัทจัดอีเว้นท์สักที่สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ ระบุความต้องการอย่างละเอียดที่สุด ไม่ว่าจะเป็นประเภทของงาน ว่าเป็นงานประเภทไหน จะงานประชุม งานเลี้ยง งานแสดงสินค้า หรืองานเปิดตัว เพราะขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์ของงานต่างๆ ก็แตกต่างกัน
ตั้งวัตถุประสงค์ของงานให้ชัดเจน คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้รับอะไรจากงานนี้ เทคนิคจัดงานอีเว้นท์ที่ได้ผลดีมากๆ นั้นก็เกิดจากการตั้งจุดประสงค์ของงานให้ชัดและเห็นภาพ ต่อมาก็จะเป็นการวางแผนขนาดของงานให้เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมงานโดยประมาณ
วันเวลาและสถานที่มีความยืดหยุ่นมากน้อยแค่ไหน เป็นวันที่เหมาะสำหรับการจัดอีเว้นท์นั้นๆ ไหม เช่นต้องการจัดงาน Press Conference จะต้องจัดในวันธรรมดา เพราะสื่อมวลชนจะสะดวกมาร่วมงานและลงข่าว เป็นต้น
มีธีมงานหรือคอนเซ็ปต์ที่ต้องการไหม การตั้งธีมก็เป็นอีกข้อที่จะเสริมให้การจัดงานอีเว้นท์น่าสนใจ อยากได้บริการเสริมอะไรไหม เตรียมไว้เพื่อให้ทีมรับจัดอีเว้นท์จัดเตรียม เช่นอุปกรณ์พิเศษ เจ้าหน้าที่พิเศษสำหรับดูแลแขก VIP และสุดท้ายตั้งงบประมาณให้เหมาะสมกับความต้องการ
2. ตรวจสอบประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ
เมื่อคุณมีข้อมูลเบื้องต้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการค้นหาและคัดเลือกบริษัทจัดอีเว้นท์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อให้การจัดอีเว้นท์ให้ประสบความสำเร็จสูงสุด โดยที่พิจารณาความสามารถบริษัทจัดอีเว้นท์มืออาชีพได้จาก
- ประสบการณ์ในประเภทงานที่คุณต้องการ บริษัทรับจัดอีเว้นท์ แต่ละแห่งอาจมีความเชี่ยวชาญในงานประเภทที่แตกต่างกัน เช่น บางแห่งถนัดงานสัมมนาวิชาการ บางแห่งเก่งงานเปิดตัวสินค้าแฟชั่น การเลือกบริษัทที่มีประสบการณ์ตรงจะช่วยให้พวกเขามีความเข้าใจในบริบทและความท้าทายของงานคุณได้ดีกว่า
- ผลงานที่ผ่านมา (Portfolio) ขอให้บริษัทแสดงผลงานที่ผ่านมา โดยเฉพาะงานที่คล้ายคลึงกับของคุณ เพื่อดูคุณภาพของงาน การจัดการ และความคิดสร้างสรรค์ รวมทั้งสอบถามขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์ของคุณด้วย
- ความคิดเห็นจากลูกค้าเดิม (Testimonials/ Referal) ลองค้นหาบทวิจารณ์หรือสอบถามจากลูกค้าเก่าของบริษัทจัดอีเว้นท์นั้นๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจ จะช่วยให้คุณเห็นภาพความน่าเชื่อถือและการบริการที่แท้จริง
3. พิจารณาความคิดสร้างสรรค์และการนำเสนอ
บริษัทจัดอีเว้นท์ที่ดีไม่ได้เป็นแค่ผู้ที่ทำขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์ให้ครบถ้วนแต่ยังเป็นนักสร้างสรรค์ที่จะช่วยเติมเต็มไอเดียและสร้างความน่าสนใจให้กับงานของคุณได้ เคล็ดลับจัดงานอีเว้นท์ให้เจ๋งสุดๆ ก็อยู่ที่การเลือกบริษัทจัดอีเว้นท์ที่มีการนำเสนอแนวคิดใหม่ๆ ให้คุณได้ เมื่อคุณให้บรีฟกับบริษัทจัดอีเว้นท์ ลองดูว่าพวกเขานำเสนอแนวคิด (Concept) และแผนงานออกมาได้น่าสนใจ มีความคิดสร้างสรรค์ และแตกต่างจากคู่แข่งอย่างไรบ้าง
บริษัทจัดอีเว้นท์ต้องทำความเข้าใจในแบรนด์/องค์กรของคุณอย่างละเอียด บริษัทที่ดีควรใช้เวลาทำความเข้าใจแบรนด์และวัฒนธรรมองค์กรแบรนด์ของคุณ เพื่อให้การจัดงานสะท้อนความเป็นตัวตนของแบรนด์ได้อย่างแท้จริง
นอกจากต้องมีไอเดียใหม่ๆ แล้ว ควรต้องต่อยอดในเชิงการประชาสัมพันธ์ได้ด้วย และต้องความรู้เรื่องการใช้เครื่องมือการสื่อสารได้อย่างเชี่ยวชาญ
4. การสื่อสารและความโปร่งใส
หัวใจสำคัญของการทำงานร่วมกับบริษัทจัดอีเว้นท์คือ การสื่อสารที่ราบรื่น โปร่งใส และชัดเจนเลือกบริษัทที่สามารถการตอบสนองที่รวดเร็ว สังเกตว่าบริษัทมีการตอบสนองต่อการสอบถามของคุณรวดเร็วและกระตือรือร้นหรือไม่ มีความชัดเจนในการนำเสนอแผนงานที่นำเสนอควรอ่านง่าย เข้าใจง่าย มีรายละเอียดค่าใช้จ่ายแต่ละส่วนที่ชัดเจน ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง เลือกบริษัทจัดอีเว้นท์ที่คุณสามารถติดต่อได้สะดวก และดูบริษัทจัดอีเว้นท์ที่มีความสามารถในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี ด้วยการลองสอบถามถึงแนวทางการจัดการปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เพื่อดูทัศนคติและการเตรียมพร้อมของทีม
บริษัทจัดอีเว้นท์ที่ดีสามารถอธิบายขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์ได้อย่างชัดเจน เห็นภาพ สามารถอธิบายถึงเหตุผลในการจัดงานอีเว้นท์ได้ทุกจุด ว่าแต่ละสิ่ง มีความสำคัญอย่างไร สามารถดึงความสนใจได้มากน้อยแค่ไหน
5. สัญญา ใบเสนอราคาและเงื่อนไข
ก่อนตัดสินใจเซ็นสัญญา หรือใบเสนอราคากับบริษัทจัดอีเว้นท์ ควรอ่านและทำความเข้าใจ ข้อตกลงและเงื่อนไขต่างๆ ให้ถี่ถ้วนไม่ว่าจะเป็นขอบเขตของบริการต้องระบุให้ชัดเจนว่าบริการใดบ้างที่ครอบคลุมในแพ็คเกจ และบริการใดที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม มีแผนสำรองกรณีเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น อุปกรณ์ขัดข้อง, วิทยากรยกเลิกกระทันหัน, หรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอื่นๆ หรือไม่
เงื่อนไขการชำระเงินเป็นอย่างไร กำหนดงวดการชำระเงินที่ชัดเจน รวมไปถึงการยกเลิกสัญญา หากไม่สามารถทำงานต่อได้อีกว่ามีเงื่อนไขและค่าปรับกรณีมีการยกเลิกงานหรือไม่ เพื่อป้องกันข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
สรุป
การเลือกบริษัทจัดอีเว้นท์ที่เหมาะสมนั้น อาจต้องใช้เวลาและพิจารณาอย่างรอบคอบ แต่การลงทุนในขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดความเครียด และมั่นใจได้ว่างานอีเว้นท์ของคุณจะออกมาประสบความสำเร็จอย่างที่ตั้งใจไว้ ลองนำเทคนิคการเลือกบริษัทจัดอีเว้นท์ที่เอามาฝากกันนี้ไปลองใช้ดู รับรองว่าต้องได้งานอีเว้นท์ที่จัดได้ถูกต้องและถูกใจคุณอย่างแน่นอน
และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงานอีเว้นท์ให้ออกมาตรงใจ เชื่อถือได้ด้วยประสบการณ์การทำงานสายอีเว้นท์ที่ได้มาตราฐาน พร้อมทีมงานครบ จบทุกลูปการทำอีเว้นท์ คลิ๊กเลย กอริล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ของคุณ!