ทำความรู้จักกับงาน Exhibition อย่างลงลึก! พร้อมแชร์เทคนิคการเตรียมตัวเพื่อเข้าร่วมงาน Exhibition อย่างมืออาชีพ การวางแผนล่วงหน้ายังเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อการออกงาน Exhibition อย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคเหล่านั้นคืออะไร มีอะไรที่คุณต้องใส่ใจเป็นพิเศษบ้าง วันนี้ Gorilla Event เอามาฝากกัน!
Exhibition คืออะไร
Exhibition หรือ นิทรรศการ งานแสดงสินค้า คือ การจัดแสดงหรือนำเสนอวัตถุ สิ่งของ ผลงาน ศิลปะ สินค้า บริการ หรือข้อมูลต่างๆ ต่อสาธารณชนหรือกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ เพื่อวัตถุประสงค์ที่ต่างๆ เช่น การให้ความรู้ ความบันเทิง การส่งเสริมการขาย การสร้างเครือข่ายธุรกิจ หรือการสร้างการรับรู้แบรนด์ มีองค์ประกอบ 4 สิ่งคือ ผู้จัดแสดง ผู้เข้าชม สถานที่จัดงานและจุดประสงค์ในการจัดงาน เป็นเครื่องมือทางการตลาดและการสื่อสารที่ทรงพลัง ช่วยให้ธุรกิจและองค์กรสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลลัพธ์ที่สามารถวัดผลได้
ข้อดีของการเข้าร่วมงาน Exhibition คือสามารถเพิ่ม Brand Awareness ให้แบรนด์เป็นที่รู้จักในวงกว้าง สามารถสร้างยอดขายเพิ่มโอกาสทางธุรกิจได้ เพราะมีการพบปะโดยตรงกับลูกค้ากลุ่มเป้าหมายพันธมิตรทางธุรกิจ และเพื่อนร่วมสายอาชีพเดียวกัน เป็นการสำรวจตลาดเกี่ยวกับสินค้าและบริการที่จัดงาน และยังได้รับฟังความคิดเห็นจากลูกค้าหรือผู้ที่เข้าร่วมงานโดยตรง
ประเภทของงาน Exhibition
Exhibition สามารถแบ่งออกได้หลายประเภทตามวัตถุประสงค์และลักษณะของงาน คือ
งานแสดงสินค้าเพื่อธุรกิจ (Trade Show หรือ Trade Fair)
เน้นการนำเสนอสินค้าและบริการใหม่ๆ เพื่อการซื้อขาย, สร้างเครือข่ายทางธุรกิจ (B2B – Business to Business), หาตัวแทนจำหน่าย, และเปิดโอกาสทางธุรกิจในอุตสาหกรรมนั้นๆ มักจะเป็นผู้ประกอบการ, นักธุรกิจ, ผู้จัดซื้อ, ผู้ค้าส่ง, และผู้ที่เกี่ยวข้องในอุตสาหกรรมนั้นๆ เช่นงานแสดงสินค้าอุตสาหกรรม, งานแสดงสินค้าอาหารและเครื่องดื่ม, งานแสดงสินค้าอัญมณี
งานแสดงสินค้าเพื่อผู้บริโภคทั่วไป (Consumer Fair หรือ Public Exhibition)
เน้นการจำหน่ายสินค้าและบริการให้กับผู้บริโภคโดยตรง (B2C – Business to Customer), สร้างการรับรู้แบรนด์, และกระตุ้นยอดขาย มีเป้าหมายเป็นบุคคลทั่วไปที่สนใจสินค้าหรือบริการในหมวดหมู่นั้นๆ เช่น งาน HomePro Expo, งานท่องเที่ยวไทย, งาน Motor Expo
นิทรรศการศิลปะ (Art Exhibition)
จะเป็นงาน Exhibition จัดแสดงผลงานศิลปะหลากหลายรูปแบบ เช่น ภาพวาด, ประติมากรรม, ภาพถ่าย, วิดีโออาร์ต เพื่อให้ผู้เข้าชมได้ชื่นชม, เรียนรู้, หรือแม้แต่ซื้อผลงาน เพื่อให้ผู้ที่สนใจศิลปะ, นักสะสม, นักเรียนศิลปะ, และบุคคลทั่วไปเข้าร่วมงาน เช่น นิทรรศการภาพวาดในหอศิลป์, งานแสดงประติมากรรม
นิทรรศการพิพิธภัณฑ์ (Museum Exhibition)
Exhibition ประเภทนี้จะจัดแสดงวัตถุโบราณ, โบราณวัตถุ, ข้อมูลทางประวัติศาสตร์, วิทยาศาสตร์, วัฒนธรรม เพื่อการศึกษาเรียนรู้และอนุรักษ์ เพื่อให้ความรู้แก่นักเรียน, นักศึกษา, นักวิจัย, และบุคคลทั่วไปที่สนใจ เช่น นิทรรศการไดโนเสาร์, นิทรรศการประวัติศาสตร์ชาติไทย
งานนิทรรศการโลก (World Expo หรือ Universal Exposition)
เป็นงาน Exhibition ขนาดใหญ่ระดับนานาชาติที่ประเทศต่างๆ นำเสนอความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี, นวัตกรรม, วัฒนธรรม, และวิสัยทัศน์ในอนาคต มักจัดขึ้นไม่บ่อยนัก จะมีผู้คนจากทั่วโลกทั้งผู้นำภาครัฐและเอกชนเข้าร่วมงาน เช่น Expo 2020 Dubai, World’s Fairs เป็นต้น
อยากออกงาน Exhibition อย่างมืออาชีพต้องเตรียมตัวยังไงบ้าง
การเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมงาน Exhibition อย่างมืออาชีพนั้นมีความสำคัญมากๆ เพราะจะช่วยให้คุณใช้เวลาและทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่า บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ และสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาเยี่ยมชม และนี่คือขั้นตอนสำคัญที่ Gorilla Event เอามาบอกกัน
กำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ที่ชัดเจน
เป้าหมายและกลยุทธ์ในการออกงาน Exhibition ที่ชัดเจนจะเหมือนเข็มทิศที่จะพาคุณเดินทางไปสู่ความสำเร็จ โดยการวางแผนต้องอาศัยการจัดการหลายอย่าง แต่ที่แน่ๆ เป้าหมายที่ต้องปักธงไว้ที่หนึ่งคือ คุณต้องการอะไรจากการเข้าร่วมงาน Exhibition ในครั้งนั้นๆ เช่น สร้างยอดขาย, สร้างการรับรู้แบรนด์, เปิดตัวสินค้าใหม่, หาพันธมิตรทางธุรกิจ, รวบรวมรายชื่อลูกค้าเป้าหมาย การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณวางแผนกิจกรรมและวัดผลได้ง่ายขึ้น
ต่อมาต้องกำหนดเป้าหมายเกี่ยวกับบุคคลใครคือคนที่คุณต้องการดึงดูดมาที่บูธ การเข้าใจกลุ่มเป้าหมายจะช่วยในการออกแบบบูธ, การเลือกสินค้าที่จะนำเสนอ, และการจัดกิจกรรมที่เหมาะสม และสุดท้ายกลยุทธ์ที่ต้องใช้ในงาน Exhibition นั้นคืออะไร จะดึงดูดผู้คนให้เข้ามาที่บูธและสร้างปฏิสัมพันธ์ได้อย่างไร เช่น การสาธิตสินค้า, เกม, โปรโมชั่นพิเศษ, การให้คำปรึกษา
การออกแบบและจัดเตรียมบูธก็ยังสำคัญเสมอ
ในการออกงาน Exhibition นั้นการจัดบูธให้ดึงดูดสายตา น่าสนใจและแสดงความเป็นแบรนด์ยังเป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ทั้ง โลโก้ สี ฟอนต์การทำป้ายต่างๆ ออกแบบให้มีพื้นที่สำหรับจัดแสดงสินค้า, สาธิต, พูดคุย, และอำนวยความสะดวกในการใช้งาน ใช้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อให้บูธของคุณแตกต่างจากคู่แข่ง อาจเป็นการใช้โครงสร้างที่แปลกตา, แสงไฟ, หรือเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยให้การจัดบูธน่าสนใจมากขึ้น
จัดเตรียมเทคโนโลยีในการพรีเซ็นท์แบรนด์อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นจอแสดงผล แสดงข้อมูลที่สำคัญของแบรนด์ อาจเป็นจอ Touch Screen ที่ลูกค้าสามารถเลื่อนดูข้อมูลต่างๆ ได้อย่างครบถ้วน โบรชัวร์ที่นำเสนอเปลี่ยนให้ทันสมัยขึ้นด้วยการสแกน QR Code เพียงแค่ลูกค้าสแกนก็สามารรถอ่านผ่านสมาร์ตโฟนได้ เตรียมนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ให้พร้อมก่อนออกบูธ เพื่อแลกเปลี่ยนกับลูกค้า หรือพันธมิตรที่จะพบเจอในงาน
หากมีสินค้าต้องเตรียมสินค้าที่จะจัดแสดงและสินค้าสำหรับสาธิตให้พร้อมใช้งาน เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น จอแสดงผล, คอมพิวเตอร์, แท็บเล็ต, ระบบเสียง/ไมโครโฟน ให้ครบถ้วน และกิจกรรมที่สนุกสนานช่วยให้บูธมีสีสัน หากมีของที่ระลึกแจกผู้เข้าร่วมงานจะช่วยให้บูธได้รับความสนใจจากผู้เข้าร่วมงาน เพราะเป็นประสบการณ์ที่ได้เข้าร่วมกิจกรรมจริงๆ และได้ของที่ระลึกกลับไป
การเตรียมความพร้อมของทีมงานคือหัวใจของการออกงาน Exhibition
อีกหนึ่งความสำคัญของการเข้าร่วมงาน Exhibition คือ “Team Work” ทีมงานที่ดีจะพาเดินไปยังเป้าหมายที่กำหนดไว้ พนักงานทุกคนต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในสินค้าหรือบริการที่จะนำเสนอ มีเทคนิคการขาย การนำเสนอสินค้าที่ดี ครบถ้วน เตรียมเทคนิคการพูดคุย, การนำเสนออย่างน่าสนใจ, การตอบคำถาม, และการปิดการขายได้อย่างสวยงาม เตรียมพร้อมสำหรับคำถามที่ยาก หรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น การสื่อสารกับชาวต่างชาติ เป็นต้น รวมทั้งกำหนดรูปแบบการแต่งกายให้สุภาพ เรียบร้อย และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ
ทำแผนการตลาดอย่างเหมาะสมตั้งแต่ขั้นตอนการประชาสัมพันธ์
ก่อนที่จะเข้าร่วมงาน Exhibition ต้องประชาสัมพันธ์ล่วงหน้า แจ้งลูกค้าและผู้สนใจให้ทราบล่วงหน้าว่าคุณจะเข้าร่วมงาน Exhibition ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น โซเชียลมีเดีย, เว็บไซต์, อีเมล, LINE OA สร้างแรงจูงใจให้คนมาเยี่ยมชมบูธของคุณด้วยโปรโมชั่นหรือกิจกรรมพิเศษ ระหว่างงาน จัดกิจกรรมที่ดึงดูดความสนใจและส่งเสริมการมีส่วนร่วม เช่น การสาธิต, เกม, การจับฉลาก มีการเก็บข้อมูลระหว่างที่งานดำเนินไป วางแผนวิธีการเก็บข้อมูลผู้เยี่ยมชม เช่น สแกนนามบัตร, QR Code, แบบฟอร์มลงทะเบียน) เพื่อใช้ในการติดตามผล หลังงานต้องติดตามผล คือการติดต่อกลับผู้ที่แสดงความสนใจภายใน 24-48 ชั่วโมงหลังงาน เพื่อรักษาความต่อเนื่องและปิดการขาย
การเตรียมความพร้อมด้านเอกสารและการบริหารจัดการ
แน่นอนว่าการออกงาน Exhibition ต้องมีเอกสารหรือสื่ออื่นๆ เพื่อประกอบการขาย หรืออธิบายงานนั้นๆ เตรียมเอกสารที่จำเป็น เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ, แค็ตตาล็อก, และแบบฟอร์มต่างๆ ให้ครอบถ้วน จัดเตรียมระบบสำหรับบันทึกข้อมูลผู้สนใจ หรือข้อมูลการขายที่ได้รับจากงาน และทบทวนงบประมาณที่ตั้งไว้ ติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง อย่าลืมเตรียมแผนสำรองสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น อุปกรณ์ขัดข้อง, พนักงานขาดงาน, หรือปัญหาในการจัดส่ง หรือความเป็นไปได้ที่อาจเกิดขึ้นในการจัด Exhibition นั้นๆ
เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับมืออาชีพ
- ศึกษาคู่แข่งไว้ก่อน รู้ไว้ก่อนว่าคู่แข่งของคุณนำเสนออะไรและทำอย่างไร เพื่อหาจุดเด่นและปรับปรุงกลยุทธ์ของคุณ
- เยี่ยมชมบูธอื่น เพื่อเก็บข้อมูล ใช้เวลาเดินชมบูธอื่นๆ ในงาน เพื่อเรียนรู้ไอเดียใหม่ๆ และสร้างเครือข่าย
- พักผ่อนให้เพียงพอ เพราะการเข้าร่วมงาน Exhibition ต้องใช้พลังงานมาก ดังนั้นการพักผ่อนให้เพียงพอจะช่วยให้คุณมีพลังงานและความกระตือรือร้นตลอดทั้งงาน
สรุป
การเตรียมตัวอย่างละเอียดรอบคอบในทุกขั้นตอน จะช่วยให้การเข้าร่วมงาน Exhibition ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ประสบความสำเร็จ และสร้างผลลัพธ์ตามที่คุณตั้งเป้าไว้ ดังนั้นลำดับให้ดีเพื่อความปังของบูธธุรกิจของคุณ! และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงาน Exhibition ให้ตอบโจทย์ทุกเป้าหมายและเชื่อถือได้ด้วยประสบการณ์การทำงานสายอีเว้นท์ที่ได้มาตรฐาน พร้อมทีมงานครบ คลิ๊กเลย กอริลล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ของคุณแล้ว!