การจัดคอนเสิร์ตนั้นเป็นมหกรรมที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ มีการวางแผนอย่างเป็นระบบรวมทั้งวางแผนเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไว้ด้วย เพื่อให้งานออกมาประสบความสำเร็จและสร้างความประทับใจให้กับผู้ชมอย่างสูงที่สุด! แล้วถ้าอยากให้คอนเสิร์ตสมบูรณ์แบบต้องทำอย่างไร ขั้นตอนไหนที่ต้องลงลึกและใส่ใจให้มากบ้าง วันนี้ Gorillaevent จะเอาข้อมูลแจ่มๆ มาแนะนำกัน จะเริ่มจากขั้นตอนไหนไปดูกันเลย!
วางแผนจัดคอนเสิร์ตอย่างมืออาชีพมีขั้นตอนอย่างไร
อย่างที่บอกไปแล้วว่าการจัดคอนเสิร์ตแต่ละครั้งไม่ใช่งานเล็กๆ ที่มีการเตรียมงานแปบๆ แล้วก็เริ่มจัดได้ แต่ต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ ไม่ว่าจะเป็นการจัดคอนคอนเสิร์ตใหญ่อลังการหรือมินิคอนเสิร์ตเล็ก ๆ หรือ Fan Meet มาดูกันว่ามืออาชีพเขาทำกันอย่างไร
1. การกำหนดเป้าหมายของคอนเสิร์ตให้ชัด
ขั้นตอนแรกของการวางแผนจัดคอนเสิร์ตคือการกำหนดเป้าหมายและแนวคิดของงานว่าคอนเสิร์ตครั้งนี้มีวัตถุประสงค์อะไร เช่น เพื่อส่งเสริมศิลปินในวงการ ประชาสัมพันธ์งานเปิดตัวสินค้า กิจกรรมเฉลิมฉลอง หรือเพื่อหารายได้ การกำหนดเป้าหมายชัดเจนจะนำไปสู่การวางแผนในขั้นตอนต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการเลือกกลุ่มเป้าหมายซึ่งจะช่วยในเรื่องของการโปรโมทและการจัดเตรียมเนื้อหาได้อย่างครบถ้วน
เมื่อหาเป้าหมายเจอแล้ว ทีมงานจัดคอนเสิร์ตสามารถกำหนดธีมคอนเสิร์ตออกมาได้เลย ว่าต้องการคอนเสิร์ตแบบไหนถึงจะตรงกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมทั้งลิสต์รายชื่อของศิลปินออกมาได้เลยว่าคนไหนที่เหมาะกับเป้าหมายและธีมของคอนเสิร์ตที่จัด
2. การวางแผนงบประมาณจัดคอนเสิร์ตที่ละเอียดยิบ
เมื่อได้เป้าหมายของการจัดคอนเสิร์ตแล้วต่อมาเป็นขั้นตอนที่เรียกได้ว่าเป็นขั้นตอนที่ต้องอาศัยความรอบคอบและครอบคลุมสุดๆ คือ “งบประมาณ” การจัดคอนเสิร์ตต้องใช้งบประมาณในหลายด้าน เช่น ค่าศิลปิน ค่าสถานที่ ค่าการตกแต่ง ค่าอุปกรณ์เสียงและแสง ค่าจอและ visual design ค่าประชาสัมพันธ์ ค่าบริการต่างๆ รวมถึงค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน ควรจัดทำงบประมาณอย่างละเอียดรวมทั้งเตรียมแผนสำรองในกรณีที่ค่าใช้จ่ายบานปลายหรือเกิดเหตุการณ์คาดไม่ถึงด้วย การจัดทำงบประมาณที่ชัดเจนจะช่วยให้สามารถบริหารจัดการเงินทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพและป้องกันความเสี่ยงทางการเงินที่ต้องจ่ายออกไปเกินความจำเป็นด้วย ซึ่งต้องใช้ประสบการณ์อย่างมากมายถึงจะครบถ้วน
ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ ศิลปิน ค่าประชาสัมพันธ์การทำ PR หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ต้องกำหนดงบออกเป็นส่วนๆ เพื่อที่จะสามารถตรวจสอบงบประมาณแต่ละด้านอย่างครบถ้วน ไม่ควรกำหนดเป็นก้อนใหญ่และดึงไปมา หากทำแบบนี้อาจจะทำให้งบประมาณไม่สามารถติดตามผลได้ว่าใช้ไปที่ส่วนไหนเท่าไหร่บ้าง
3. การเลือกสถานที่และกำหนดวันเวลาจัดคอนเสิร์ตต้องแมชกัน
เมื่อได้งบประมาณแล้วต่อมาก็ต้องมาเลือกสถานที่จัดคอนเสิร์ตที่เหมาะสมกับเป้าหมายและกลุ่มเป้าหมาย เช่น โรงละคร สนามกีฬาหรือพื้นที่กลางแจ้ง ควรพิจารณาเรื่องข้อกำหนดด้านความจุ ความสะดวกในการเดินทาง ระบบเสียง และสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ นอกจากนี้ยังต้องเลือกวันเวลาให้เหมาะสม คำนึงถึงฤดู เวลาที่กลุ่มเป้าหมายว่าง และตารางงานของศิลปิน เพื่อให้โอกาสในการเข้าร่วมมีสูงที่สุด
ค่าเช่าสถานที่มักขึ้นอยู่กับโลเคชั่น ขนาด เก่าหรือใหม่ และสิ่งอำนวยความสะดวก ดังนั้นต้องเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับคอนเสิร์ต หากเป็นคอนเสิร์ตใหญ่ที่คาดว่าจะมีคนสนใจเข้าร่วมเยอะต้องดูตามหอประชุมใหญ่ๆ สนามกีฬา แต่ถ้าเป็นมินิคอนเสิร์ตเล็ก ๆ สามารถติดต่อ พื้นที่ในห้าง โรงแรม ร้านอาหาร คลับ หรือสวนสาธารณะสวยๆ ได้ ทีมงานจัดคอนเสิร์ตต้องหาตัวเลือกมาเพื่อคัดเลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดทั้งด้านปริมาณการจุคน ราคา และความสะดวกสบาย
และลืมไม่ได้เลยทีมงานจัด
คอนเสิร์ตต้องหาสถานที่ที่แมชกับฤดูกาล ยกตัวอย่างเช่น หน้าฝน มีโอกาสที่ฝนจะตกมากกว่าฤดูกาลอื่น ควรเลือกสถานที่ร่ม สามารถกันฝนได้เป็นอย่างดี ฤดูหนาว สามารถจัดที่กลางแจ้ง บรรยากาศดีๆ ได้ เป็นต้น
4. การเลือกและติดต่อกับศิลปินสำคัญสุดๆ ในการจัดคอนเสิร์ต
ศิลปินเป็นหัวใจสำคัญของการจัดคอนเสิร์ต การเลือกศิลปินที่ตรงกับตีมงานและกลุ่มเป้าหมาย เป็นสิ่งสำคัญ ควรติดต่อเจรจาเรื่องค่าตัว ข้อกำหนด และเงื่อนไขต่างๆ ล่วงหน้า รวมถึงการประสานงานในเรื่องของทีมเทคนิค การซ้อม Blocking sound check และสิทธิในการถ่ายภาพหรือถ่ายทอดสด การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีจะช่วยให้การทำงานราบรื่นและเสร็จสมบูรณ์ตามแผน
ในการจ้างงานศิลปินแต่ละครั้งเพื่อป้องกันปัญหาการทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งเป็นการเซฟทั้งสองฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นด้านศิลปินหรือบริษัทรับจัดคอนเสิร์ต ลดความเสี่ยงในการผิดนัดในวันงาน
นอกจากนี้ต้องมี Staff ดูแลศิลปินที่มาเข้าร่วม โดยเจ้าหน้าที่เหล่านั้นต้องสามารถนัดคิวกับศิลปิน เดินเรื่องต่างๆ ในการจัดคอนเสิร์ตได้เป็นอย่างดี อำนวยความสะดวกให้ศิลปิน มีมุมมองเชิงบวก เป็นเลิศเรื่องประสานงานและการเซอร์วิส ถ้าได้ตามนี้รับรองว่าศิลปินแฮปปี้สุดๆ เมื่อศิลปินแฮปปี้ คนดูก็ต้องแฮปปี้ คนจัดคอนเสิร์ตก็ต้องแฮปปี้ตามไปติดๆ แน่นอน
5. การวางแผนประชาสัมพันธ์การจัดคอนเสิร์ตที่เหมาะสม
เพื่อให้คอนเสิร์ตได้รับความสนใจจากกลุ่มเป้าหมาย การประชาสัมพันธ์เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย ควรวางกลยุทธ์ในด้านต่างๆ เช่น การใช้โซเชียลมีเดีย Line การแจกจ่ายโปสเตอร์ การจัดกิจกรรมประชาสัมพันธ์ร่วมกับชุมชน การออกข่าวในสื่อมวลชน และการสร้างความสัมพันธ์กับสื่อมวลชน การโปรโมทอย่างต่อเนื่องตั้งแต่ช่วงแรกจนกว่าจะถึงวันงาน จะช่วยกระตุ้นความสนใจและสร้างความคาดหวังในงาน
บริษัทรับจัดคอนเสิร์ตหรือรับจัดงานแสดงดนตรีส่วนใหญ่จะมีขั้นตอนในการทำการประชาสัมพันธ์อยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นช่องทางออนไลน์หรือออฟไลน์ ยิ่งในปัจจุบันโซเชียลมีผลมากๆ นอกจากช่องทางหลักของบริษัทหรือองค์กรที่ต้องลงโปรโมทแล้ว การใช้ Influencer ก็เป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมไม่แพ้กันเลย
6. การเปิดขายตั๋ว
ในการจัดคอนเสิร์ต การเปิดขายตั๋วที่ไหน เปิดขายช่วงเวลาไหน มีกิจกรรมการตลาดเพื่อชิงตั๋วหรือไม่ เป็นอีกเรื่องที่ต้องวางแผนอย่างเหมาะสม ความน่าเชื่อถือของเว็บไซต์ที่จะฝากตั๋วขายก็สำคัญมากๆ และมีหลายช่องทางขายตั๋ว ทีมงานจัดคอนเสิร์ตสามารถเลือกเปรียบเทียบราคาได้ หรือจะเป็นการเปิดขายบัตรตรงก็จำเป็นที่สุด! ที่จะต้องมีระบบการจอง การจ่ายเงิน การยกเลิก การคืนตั๋ว ให้ครบจบทุกขั้นตอนเกี่ยวกับตั๋วก็ต้องเนี้ยบมากๆ ไม่เช่นนั้นเสี่ยงสูงที่ผู้เข้าร่วมงานจะประสบปัญหาในวันงาน
7. การบริหารจัดการในวันงานให้เป๊ะ
วันงานเป็นช่วงเวลาสำคัญที่ต้องมีการวางแผนเป็นลำดับ ทีมงานจัดคอนเสิร์ตต้องระบุหน้าที่ของทีมงานอย่างชัดเจน เช่น ฝ่ายเทคนิค ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายรักษาความปลอดภัย ฝ่ายดูแลศิลปิน ฝ่ายพยาบาล หรือฝ่ายที่ต้องเดินเรื่องประสานงานทั่วไป ใครทำอะไร ที่ไหน อย่างไร ต้องบอกหน้าที่ให้ชัด และสำคัญมากๆ ต้องประจำจุดที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น! อย่าวิ่งกันไปทั่ว ดึงตัวกันให้วุ่น ไม่งั้นงานพังแน่ๆ นอกนั้นยังมีเอกสารสำคัญๆ ที่ต้องเตรียมไว้ (หรือจะเป็นไฟส์ตามเทคโนโลยีสมัยใหม่ก็ได้) เช่น ตารางเวลา, Runsheet ซัพพลายเออร์, Runsheet ศิลปิน, แผนการจัดการจราจร, บรีฟ ต่างๆ , ผังงาน, รายชื่อผู้ติดต่อ, แผนฉุกเฉิน เป็นต้น
8. วัดผลหลังงาน ทำรีพอตภาพรวมให้เห็นชัด
ทีมงานจัดคอนเสิร์ตย่อมอยากได้ผลลัพธ์หลังจัดงานว่ามีจุดไหนที่ประสบความสำเร็จ จุดไหนที่ต้องแก้ไขบ้างยิ่งเป็นบริษัทรับจัดคอนเสิร์ตหรือรับจัดงานแสดงดนตรีการวัดผลสำคัญมากๆ การรีพอร์ตเหล่านั้นจะได้รู้เลยว่าเราบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้แต่แรกไหม ผู้ชมพอใจกับการจัดงานมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้การวางแผนครั้งต่อไปดียิ่งขึ้นไปอีก
สรุป
การวางแผนการจัดคอนเสิร์ตอย่างมืออาชีพจำเป็นต้องมีกระบวนการและขั้นตอนที่ชัดเจน ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย การจัดการงบประมาณ การเลือกสถานที่ การประสานงานกับศิลปิน และการประชาสัมพันธ์ การวางแผนตั๋ว วางแผนหน้างาน และวัดผลงานหลังงานจบทุกครั้ง หรือหากคุณไม่อยากที่จะไล่เลียงขั้นตอนเหล่านี้เองก็สามารถมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงานคอนเสิร์ตของคุณให้ออกมาตรงใจ ตอบโจทย์ทุกเป้าหมายและเชื่อถือได้ด้วยประสบการณ์การทำงานสายอีเว้นท์ที่ได้มาตรฐาน พร้อมทีมงานครบ จบทุกลูปการทำอีเว้นท์ คลิ๊กเลย กอริล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ของคุณแล้ว!