การเลือกรูปแบบ Conference ไม่ว่าจะเป็น Virtual, Hybrid หรือ On-site เป็นการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วม, การเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย, งบประมาณ และความสำเร็จโดยรวมของงาน การทำความเข้าใจข้อดีข้อควรระวังของแต่ละรูปแบบจะช่วยให้องค์กรของคุณเลือกสิ่งที่ตอบโจทย์ที่สุด ก่อนเลือกวิธีการจัด Conference ที่เหมาะสมต้องรู้ก่อนว่าแต่ละแบบมีข้อดีข้อควรระวังอย่างไร วันนี้ Gorilla Event จะเอามาเล่าให้ฟังอย่างละเอียดเลย!
Conference คืออะไร
Conference หรือ การประชุม คือ การรวมตัวกันของกลุ่มบุคคลที่มีความสนใจร่วมกันในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น ประสบการณ์ หรือเพื่อหารือและแก้ไขปัญหาต่างๆ โดยทั่วไปแล้ว Conference มักจะเป็นงานที่มีขนาดใหญ่กว่าการประชุมปกติ (Meeting) และมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ตั้งแต่หลักสิบไปจนถึงหลายพันคน จุดประสงค์ในการจัด Conference คือการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความรู้ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเกี่ยวการศึกษา ธุรกิจ หรือเทรนด์ต่างๆ เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้พบปะ ทำความรู้จัก และสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือวิชาชีพ
ผู้เข้าร่วมสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ หรือพัฒนาความเชี่ยวชาญในสาขาของตัวเองได้ การจัด Conference ยังเป็นการหาพันธมิตรทางธุรกิจ, ผู้ลงทุน, หรือผู้ร่วมวิจัย สร้างการรับรู้ สำหรับองค์กรหรือแบรนด์ เพื่อสร้างภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือ และสำหรับการประชุมที่มีวาระเฉพาะ จะเป็นการประชุม Conference เพื่อหาข้อสรุปหรือวางแผนกลยุทธ์ร่วมกัน โดยองค์ประกอบทั่วไปของ Conference คือ หัวข้อ ผู้จัดงาน วิทยากร ผู้เข้าร่วม วาระหรือกำหนดการ และสถานที่จัดงาน
รูปแบบ Conference มีแบบไหนบ้าง
รูปแบบ Conference หลักๆ มี 3 แบบ คือ
- การประชุมในสถานที่จริง (On-site Conference) ผู้เข้าร่วมทุกคนมารวมตัวกันในสถานที่จัดงานจริง เช่น โรงแรม ศูนย์ประชุม
- การประชุมเสมือนจริง (Virtual Conference) การประชุมที่จัดขึ้นบนแพลตฟอร์มออนไลน์ทั้งหมด ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต Video Conference คือการสื่อสารที่ใช้ใน Conference รูปแบบนี้
- การประชุมแบบผสมผสาน (Hybrid Conference) เป็นการรวมกันระหว่าง On-site และ Virtual โดยมีผู้เข้าร่วมบางส่วนอยู่ในสถานที่จริง และอีกส่วนหนึ่งเข้าร่วมผ่านช่องทางออนไลน์พร้อมกัน
ข้อดี-ข้อควรระวังของ Conference
ก่อนที่จะเลือกว่าการประชุม Conference รูปแบบไหนจะเหมาะสมกับความต้องการของคุณที่สุดต้องรู้จักข้อดีและข้อควรระวังของการประชุม Conference รูปแบบต่างๆ เสียก่อน ข้อดีข้อควรระวังในการจัด Conference แตกต่างกันออกไป ดังนี้
การประชุมในสถานที่จริง (On-site Conference)
ข้อดี
- ผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบกันได้อย่างเป็นธรรมชาติ สร้างเครือข่ายได้ง่ายและลึกซึ้งยิ่งขึ้น (Networking)
- ได้สัมผัสบรรยากาศจริง, มีโอกาสทดลองสินค้า, ร่วมกิจกรรมต่างๆ ได้เต็มที่
- ผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะจดจ่อกับเนื้อหาและกิจกรรมมากกว่า เนื่องจากไม่มีสิ่งรบกวนจากสภาพแวดล้อมปกติ
- ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้เข้าร่วมและวิทยากร
ข้อควรระวัง
- ต้องพิจารณาขนาดสถานที่, ค่าใช้จ่าย, และการเดินทางของผู้เข้าร่วม
- ค่าใช้จ่ายสูง ทั้งค่าเช่าสถานที่, อาหาร, เครื่องดื่ม, ระบบภาพและเสียง, การตกแต่ง, และค่าเดินทาง ที่พักสำหรับผู้เข้าร่วมบางราย
- ผู้ที่ไม่สามารถเดินทางมาได้ เช่น อยู่ต่างประเทศ, มีข้อจำกัดด้านสุขภาพ, หรือมีภารกิจจะพลาดโอกาส
- การเดินทางของผู้คนจำนวนมากอาจส่งผลต่อการปล่อยก๊าซคาร์บอน
การประชุมเสมือนจริง (Virtual Conference)
ข้อดี
- สามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ทั่วโลก ไม่จำกัดด้วยภูมิศาสตร์หรือเวลา
- ลดค่าใช้จ่ายประหยัดค่าเดินทาง, ค่าที่พัก, ค่าเช่าสถานที่ และค่าใช้จ่ายด้านการจัดเลี้ยง
- ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่ที่สะดวก ทำให้ง่ายต่อการจัดตาราง
- แพลตฟอร์มออนไลน์ส่วนใหญ่มีเครื่องมือในการติดตามการเข้าร่วม, การมีส่วนร่วม, และพฤติกรรมของผู้เข้าชม ทำให้วัดผลได้ง่าย
- ลดการเดินทาง ลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง
- สามารถบันทึกหัวข้อการประชุมต่างๆ เพื่อให้ผู้ที่พลาดชมสามารถดูย้อนหลังได้
ข้อควรระวัง
- การสร้างเครือข่ายและความสัมพันธ์แบบส่วนตัวทำได้ยากกว่า
- ผู้เข้าร่วมอาจรู้สึกเหนื่อยล้าจากการจ้องหน้าจอเป็นเวลานาน
- ผู้เข้าร่วมอาจถูกรบกวนจากสภาพแวดล้อมรอบข้างได้ง่าย
- อาจเกิดปัญหาอินเทอร์เน็ตไม่เสถียร, อุปกรณ์ขัดข้อง, หรือความไม่คุ้นเคยกับแพลตฟอร์ม
- ไม่ได้สัมผัสจากการประชุมในสถานที่จริง
การประชุมแบบผสมผสาน (Hybrid Conference)
ข้อดี
- ได้ทั้งปฏิสัมพันธ์ในสถานที่จริงและการเข้าถึงที่กว้างขวาง
- เพิ่มการเข้าถึงผู้ที่ไม่สามารถเดินทางมาได้ก็ยังคงมีส่วนร่วมได้
- ผู้เข้าร่วมมีทางเลือกในการเข้าร่วมตามความสะดวกและความต้องการ
- ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมบางส่วน เมื่อเทียบกับ On-site ล้วนๆ
- สามารถเข้าถึงวิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจากทั่วโลกได้ง่ายขึ้น
ข้อควรระวัง:
- มีความซับซ้อนในการจัดการ เหมือนจัดงาน 2 งานพร้อมกัน ทั้งในส่วน On-site และ Virtual ต้องใช้ทีมงานและทรัพยากรมาก
- ค่าใช้จ่ายสูงอาจสูงกว่า Virtual และใกล้เคียงหรือสูงกว่า On-site เนื่องจากต้องลงทุนทั้งสองส่วน ทั้งสถานที่, เทคโนโลยี และทีมงาน
- ต้องแน่ใจว่าทั้งผู้เข้าร่วม On-site และ Virtual จะได้รับประสบการณ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกัน เพื่อไม่ให้ฝ่ายใดรู้สึกถูกละเลย
- ปัญหาทางเทคนิคที่ซับซ้อนกว่า ต้องการทีมงาน IT และ AV ที่เชี่ยวชาญเพื่อดูแลระบบ Live Streaming, ไมโครโฟน, กล้อง และการโต้ตอบแบบเรียลไทม์
Conference แบบไหนเหมาะกับความต้องการของคุณ
- เลือก On-site เมื่อต้องการ ปฏิสัมพันธ์เชิงลึก, สร้างประสบการณ์ที่ดื่มด่ำ, และกลุ่มเป้าหมายสามารถเดินทางมาได้
- เลือก Virtual เมื่อต้องการ เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายจำนวนมากทั่วโลก, ลดต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญ, และเนื้อหาเน้นการให้ข้อมูล
- เลือก Hybrid เมื่อต้องการ ผสมผสานข้อดีของทั้งสองโลก, เพิ่มการเข้าถึงโดยไม่ทิ้งประสบการณ์ในสถานที่จริง, แต่ต้องแลกมาด้วยความซับซ้อนและงบประมาณที่สูงขึ้น
ปัญหาในการจัดประชุม Conference
การจัด Conference ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ มักจะมีข้อควรระวังและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ การรู้และเตรียมพร้อมรับมือกับสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้งานของคุณราบรื่นและประสบความสำเร็จ นี่คือข้อควรระวังหลักๆ ที่คุณควรคำนึงถึง ไม่ว่าจะเป็นการจัด Conference แบบใดก็ตาม สิ่งที่ควรระวังคือ
ปัญหาด้านงบประมาณ
งบประมาณบานปลายเป็นปัญหาคลาสสิกที่พบบ่อยมากๆ การประมาณการที่ไม่แม่นยำหรือการเปลี่ยนแปลงแผนกะทันหันอาจทำให้งบเกินได้ ต้องตั้งงบประมาณที่ใกล้ความจริงที่สุดและเผื่อฉุกเฉินอย่างน้อย 10-15% เสมอ ติดตามค่าใช้จ่ายอย่างใกล้ชิด และทำสัญญาที่ชัดเจนกับผู้ให้บริการด้านต่างๆ อย่างรัดกุม
ปัญหาด้านเทคนิคและเทคโนโลยี
สำหรับ Virtual หรือ Hybrid Conference ปัญหาอินเทอร์เน็ต, แพลตฟอร์มล่ม, เสียงหาย, ภาพกระตุก เป็นฝันร้ายของผู้จัดงาน จึงต้องเลือกแพลตฟอร์มที่เสถียร, ทดสอบระบบล่วงหน้าหลายๆ ครั้ง , มีทีมงานที่ดูแลด้านเทคนิคโดยเฉพาะคอยดูแลตลอดงาน และมีแผนสำรอง เช่น สำรองอินเทอร์เน็ต, สำรองเครือข่าย เผื่อเอาไว้ ปัญหาด้านเทคโนโลยียังรวมถึงอุปกรณ์ทำงานผิดพลาด เช่น ไมโครโฟนไม่ดัง, โปรเจคเตอร์ไม่ฉายภาพ, ระบบควบคุมเสียงมีปัญหาด้วย จึงต้องตรวจสอบอุปกรณ์ทุกชิ้นก่อนใช้งานจริง, เตรียมอุปกรณ์สำรองที่สำคัญไว้เสมอ
ปัญหาด้านเนื้อหาและวิทยากร
ปัญหาใหญ่ของการจัดประชุม Conference อีกเรื่องที่คือเนื้อหาไม่น่าสนใจ จัดเนื้อหาได้ไม่ตรงกลุ่มเป้าหมายทำให้ผู้เข้าร่วมไม่ได้รับประโยชน์หรือไม่สนใจที่จะอยู่จนจบงาน จึงควรทำวิจัยความต้องการของกลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด, คัดเลือกหัวข้อที่ทันสมัยและมีคุณค่า, และสื่อสารหัวข้อกับวิทยากรให้เข้าใจตรงกัน ปัญหาด้านวิทยากรไม่พร้อมหรือทำผิดพลาด เช่น วิทยากรมาสาย, ไม่ตรงเวลา, เนื้อหาไม่เป็นไปตามที่ตกลง, หรือมีปัญหาในการนำเสนอ ก็เป็นอีกสิ่งที่ต้องระวัง จึงควรสื่อสารกับวิทยากรอย่างใกล้ชิด มีการประชุมเตรียมความพร้อม และมีแผนสำรองสำหรับกรณีที่วิทยากรไม่สามารถมาได้
ปัญหาด้านการจัดการผู้เข้าร่วม
เกี่ยวกับการลงทะเบียนมีปัญหา เช่น ระบบช้า, ซับซ้อน, หรือมีข้อผิดพลาดต้องเลือกใช้ระบบลงทะเบียนที่เชื่อถือได้, ทดสอบระบบให้ละเอียด, และมีทีมงานคอยช่วยเหลือที่จุดลงทะเบียนอย่างเพียงพอ ทำการบ้านเกี่ยวผู้เข้าร่วมงาน ประมาณการจำนวนผู้เข้าร่วมอย่างแม่นยำ, วางแผนการจัดการพื้นที่ให้ยืดหยุ่น, และมีแผนการตลาดที่ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ เพื่อป้องกันปัญหาผู้ร่วมงานเข้าร่วมมากหรือน้อยเกินไป
ปัญหาด้านโลจิสติกส์และสถานที่ สำหรับ On-site และ Hybrid
อาจเจอปัญหาความแออัดของผู้เข้าร่วมงานที่จุดลงทะเบียน, จุดรับอาหาร, หรือทางเข้า-ออกต้องวางแผนผังงานให้ดี, มีป้ายบอกทางที่ชัดเจน, และมีเจ้าหน้าที่คอยอำนวยความสะดวก จัดอาหารและเครื่องดื่มให้เพียงพอ ตรงตามความต้องการของผู้เข้าร่วม ประสานงานกับผู้จัดเลี้ยงอย่างละเอียด หากมีอาหารพิเศษที่ต้องจัด เช่น มังสวิรัติ ฮาลาล เป็นต้น และต้องไม่ลืมที่จะจัดสรรเกี่ยวกับพื้นที่จอดรถ และการให้ข้อมูลการเดินทางอย่างละเอียดด้วย
ปัญหาด้านทีมงาน
หากการจัด Conference นั้นๆ มีการสื่อสารในทีมไม่ดีจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดและข้อผิดพลาดมากมาย ดังนั้นก่อนเริ่มงานประชุม Conference ควรจัดประชุมทีมอย่างสม่ำเสมอ, กำหนดบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน วางแผนอัตรากำลังคนให้เหมาะสม, ฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้และทักษะที่จำเป็น และวางแผนการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไว้ด้วย
ปัญหาจากปัจจัยภายนอกอื่นๆ
อีกปัญหาในการจัด Conference ที่คาดเดายากคือ เหตุการณ์ไม่คาดฝันทางธรรมชาติ เช่น ฝนตกหนัก, น้ำท่วม, โรคระบาด, เหตุฉุกเฉิน จึงต้องมีการประมาณการ เช่น ดูพยากรณ์อากาศในวันที่จัด และมีแผนฉุกเฉินสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เอาไว้ หรืออุบัติเหตุที่ไม่คาดฝันอื่นๆ ต้องมีการรักษาความปลอดภัยในสถานที่จัดงานประสานงานกับฝ่ายรักษาความปลอดภัยของสถานที่, จัดการดูแลผู้เข้าร่วมอย่างทั่วถึง
ความแตกต่างระหว่าง Conference กับการรวมกลุ่มอื่นๆ
Conference vs. Meeting
Conference มักจะมีขนาดใหญ่กว่า มีวาระที่หลากหลายและครอบคลุมกว่า มีวิทยากรจากภายนอก และมีวัตถุประสงค์ที่กว้างกว่าการประชุมทั่วไปในองค์กร
Conference vs. Seminar/Workshop
Seminar มักจะเน้นการบรรยายและการแลกเปลี่ยนความรู้ในหัวข้อที่เฉพาะเจาะจงและใช้เวลาน้อยกว่า ส่วน Workshop เน้นการปฏิบัติจริงและพัฒนาทักษะ Conference อาจรวมทั้ง Seminar และ Workshop ไว้ในงานเดียว
Conference vs. Summit
Summit มักจะเป็นการประชุมระดับสูงของผู้บริหาร, ผู้นำ หรือผู้มีอิทธิพลในสาขาหนึ่งๆ โดยเน้นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์หรือการกำหนดทิศทาง
สรุป
การเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้อย่างรอบคอบจะช่วยให้องค์กรของคุณตัดสินใจเลือกรูปแบบ Conference ที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย รวมทั้งได้สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมได้อย่างแท้จริง และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงานการประชุม Conference ให้ออกมาตรงใจ ตอบโจทย์ทุกเป้าหมายและเชื่อถือได้ด้วยประสบการณ์การจัดประชุม Conference มากมาย พร้อมทีมงานครบ คลิ๊กเลย กอริลล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ของคุณแล้ว!