การจัดงานแฟนมีตติ้ง (Fan Meeting) ให้ปังและอยู่ในความทรงจำของแฟนคลับ ถือเป็นศิลปะที่ต้องใช้ทั้งความเข้าใจในตัวศิลปินและความใส่ใจต่อแฟนด้อม (Fandom) อย่างลึกซึ้ง เพราะงาน Fanmeet คือพื้นที่แห่งการแบ่งปันความรู้สึกอันมีค่าระหว่างศิลปินและแฟนด้อมที่ไม่ใช่แค่การนั่งดูการแสดงของศิลปินบนเวทีเท่านั้น ผู้จัดจึงควรใส่ใจในทุกขั้นตอนของงานตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ถ้ายังไม่รู้จะทำอย่างไรก็มาลองเคล็ดลับฉบับกูรูในบทความนี้และเริ่มลงมือทำกันเลย!
1. การกำหนดแนวคิด (Concept) และธีมงาน (Theme)
‘แนวคิด’ และ ‘ธีมงาน’ กลายเป็นหัวใจสำคัญแรกของการจัด Fanmeet คือต้องสามารถถ่ายทอดตัวตนของศิลปินหรือสิ่งที่ศิลปินอยากสื่อสารและบอกเล่าอะไรกับแฟนคลับ ซึ่งแฟนคลับเองก็ต้องรู้สึกได้ทันทีตั้งแต่การโปรโมท ระหว่างเข้าร่วมงาน จนถึงจบงาน ที่ต้องสร้างทั้งบรรยากาศจากการตกแต่งหรือแม้แต่กิจกรรมต่างๆ ที่สามารถสะท้อนเสน่ห์ของศิลปินได้อย่างชัดเจน
ดังนั้นการกำหนดแนวคิดของงาน Fan Meeting ในแต่ละครั้งจะต้องชัดเจนว่าอยากเล่าเรื่องอะไร? ซึ่งแน่นอนว่าต้องสอดคล้องกับความต้องการของศิลปินและความคาดหวังที่เหล่าแฟนคลับตั้งตารอด้วย เช่น
- อบอุ่นและใกล้ชิด (Intimate) เหมาะกับงาน Fanmeet ขนาดเล็ก เน้นให้ความรู้สึกพิเศษระหว่างศิลปินและกลุ่มแฟนคลับเฉพาะกลุ่ม มักมีกิจกรรมพูดคุย Q&A หรือเล่นเกมที่ทำให้ศิลปินได้โต้ตอบกับแฟนคลับกว่าปกติ
- โชว์และเอนเตอร์เทน (Performance Focus) แนวคิดที่เหมาะสำหรับศิลปินมากความสามารถที่อยากแสดงตัวตนในหลายรูปแบบอย่างเต็มที่ ทั้งร้อง เต้น หรือการแสดง บางครั้งก็มักจะมาพร้อมกับโปรดักชันคล้ายคอนเสิร์ต
- Special Theme เช่น ธีมชุดนักเรียน ธีมปาร์ตี้ฮาวาย หรือธีมวันเกิด แนวคิดที่สร้างสีสันให้แฟนคลับได้แต่งตัวมีส่วนร่วมกับคอนเซปต์ของงาน Fanmeet จนรู้สึกได้ว่ากลายเป็นส่วนหนึ่งของงานอย่างแท้จริง
2. สถานที่ (Venue) และการเตรียมพร้อม
มาต่อกันในเรื่อง ‘สถานที่’ อีกหนึ่งหัวใจหลักของการจัด Fanmeet ที่ต้องเลือกให้ตอบโจทย์และสอดคล้องกับแนวคิดของศิลปิน อีกทั้งยังต้องคำนึงถึงปัจจัยอื่นๆ อีกด้วย เช่น
ขนาดเหมาะสม
ควรเลือกขนาดของสถานที่ให้เหมาะสมและตอบโจทย์แนวคิดของงาน
กับจำนวนแฟนคลับที่จะเข้าร่วมงาน เพื่อไม่ให้ภาพรวมงานดูเงียบเหงาและบรรยากาศไม่คึกคักถ้าเลือกสถานที่ใหญ่เกินไป หรือถ้าเลือกสถานที่เล็กเกินไปแฟนคลับอาจรู้สึกอึดอัดและมีกิจกรรมที่จำกัดไม่สามารถทำร่วมกันได้
โปรดักชันครบครัน
การจัดเตรียมความพร้อมของระบบแสง สี เสียง ที่ต้องคำนึงถึงคุณภาพและความปลอดภัยด้วย หากแนวคิดงาน Fanmeet มีความอลังการก็ต้องเตรียมความพร้อมสำหรับ Special Effect เช่น เอฟเฟกต์ไฟระยิบ ควัน หรือโปรเจกเตอร์ขนาดใหญ่ เพื่อเพิ่มอารมณ์ร่วมและสร้างความตื่นตาในแต่ละช่วงของงานได้อย่างเต็มที่
3. ไอเดียกิจกรรมที่ "โดนใจ" และสร้างโมเมนต์พิเศษ (Fan Service)
การจัดงาน Fanmeet ให้ออกมาดีและน่าประทับใจไม่ใช่มีแค่โชว์บนเวทีจากศิลปินเท่านั้น แต่เป็นการสร้าง “โมเมนต์ร่วมกัน” ที่แฟนคลับจะไม่มีวันลืมผ่านกิจกรรมหลายรูปแบบซึ่งผู้จัดสามารถนำไอเดียเหล่านี้ไปใส่ไว้ใน Agenda ได้เลย!
- Q&A & Talk Session เป็นอีกหนึ่งโอกาสที่จะได้ให้แฟนคลับส่งคำถามล่วงหน้าหรือสุ่มเลือกแฟนคลับจากการจับสลากถามตอบแบบ Face-to-face ได้เลย เพื่อให้ศิลปินได้ตอบโต้กับแฟนคลับโดนตรงและได้แสดงความเป็นตัวเอง
- Fan Games การจัดหาเกมต่างๆ ที่ศิลปินและแฟนคลับได้ร่วมกันเล่นอย่างสนุกสนานบนเวที เช่น เกมใบ้คำ เกมทายใจ หรือเกมส่งต่อสิ่งของที่จะยิ่งทำให้ทุกคนได้มีปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น
- Lucky Draw กิจกรรมลุ้นของรางวัลสุดพิเศษ เช่น โพลารอยด์ที่ถ่ายด้วยกันระหว่างศิลปินและแฟนคลับพร้อมลายเซ็น หรือได้รับของทำมือจากศิลปินที่มีเพียงชิ้นเดียวในโลก นี่ก็ยิ่งจะทำให้แฟนคลับตื่นเต้นและประทับใจมากขึ้น
- Performance การแสดงพิเศษหรือการร้องเพลงที่ศิลปินไม่เคยร้องและแสดงที่ไหนมาก่อน เป็นการเพิ่มความพิเศษเฉพาะครั้งนั้นเท่านั้น ซึ่งสามารถสร้างความโดดเด่นให้กับงาน Fanmeet ได้มากขึ้น
- Fan Project กิจกรรมสร้างความประทับใจให้ศิลปินจากไอเดียของแฟนคลับที่อยากมอบให้ เช่น ชูป้ายไฟแปลงอักษรหรือคลิปรวมความในใจของแฟนคลับ โดยผู้จัดสามารถจัดพื้นที่หรือบางช่วงเวลาให้แฟนคลับได้ตามสมควร
4. สิทธิพิเศษ (Benefits) และการบริหารจัดการ
อีกหนึ่งความพิเศษที่สามารถสร้างความประทับใจให้งาน Fanmeet คือการมอบสิทธิพิเศษในช่วงท้ายของงานได้ เพราะนี่คือช่วงที่ศิลปินและแฟนคลับจะได้มีโมเมนต์ร่วมกันแบบใกล้ชิดสุดๆ เช่น
- Hi-Touch เป็นการมอบช่วงเวลาที่ให้แฟนได้ทักทายหรือสัมผัสมือศิลปินอย่างใกล้ชิด หรือ Eye Contact Zone เป็นการมองตาแบบตรงๆ ที่สามารถสร้างโมเมนต์ใจสั่นสั้นๆ ให้เหล่าแฟนคลับได้
- Group Photo / Photo Op โมเมนต์ถ่ายรูปหมู่ร่วมกันของศิลปินและแฟนคลับตามโซนที่นั่ง จนกลายเป็นของที่ระลึกที่มีค่ามากในการร่วมงาน Fanmeet ให้ได้หวนคิดถึง ซึ่งผู้จัดควรจัดการช่วงนี้ให้รวดเร็วและเป็นระบบ
- ของที่ระลึกพิเศษ (Merchandise) ที่มีเฉพาะงาน Fanmeet นั้นๆ เท่านั้น เช่น เสื้อยืด ลายเซ็น โปสเตอร์ หรือของที่ศิลปินยื่นให้ด้วยมือเอง จะยิ่งเป็นการเพิ่มมูลค่าทางใจให้กับเหล่าแฟนคลับ
- การประชาสัมพันธ์ของงาน Fanmeet ทั้งก่อนและหลังก็เป็นการสร้างกระแสเขย่าโลกออนไลน์ได้เป็นอย่างดี โดยการใช้แฮชแท็กเฉพาะของงานที่จะช่วยสร้างการแชร์โมเมนต์พิเศษที่น่าจดจำและรับความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงในอนาคต
5. การจัดการในวันงาน
วันงาน Fan Meeting เป็นวันสำคัญที่ทุกคนต่างตั้งตารออย่างจดจ่อ ดังนั้นภาพรวมทุกอย่างจะต้องเป๊ะ! ผู้จัดจึงต้องเตรียมแนวทางการบริหารทีมงานให้ทำงานไหลลื่นและเป็นมืออาชีพมากที่สุด โดยเริ่มจาก
- เลือกทีมงานมืออาชีพที่ต้องเข้าใจรูปแบบงาน Fanmeet ทั้งด้านเทคนิค ความปลอดภัยในด้านสถานที่ และทีมดูแลศิลปินอย่างใกล้ชิด พร้อมทั้งทีมที่สามารถให้ความช่วยเหลือแฟนคลับ
- ดูแลความระเบียบ ทั้งการจัดการเวลาให้เป็นไปตาม Agenda ของงาน การจัดคิวกิจกรรมระหว่างศิลปินกับแฟนคลับ การจัดการขั้นตอนเข้างาน เพื่อลดความสับสนและความเหนื่อยของศิลปินกับแฟนคลับ
แต่สุดท้ายสิ่งสำคัญที่สุดที่ผู้จัดควรคิดคืองาน Fan Meeting ทำให้แฟนคลับรู้สึกว่าความรักของพวกเขามีความหมายต่อศิลปินจริงๆ และทุกนาทีที่อยู่ในงานคือช่วงเวลาที่อบอวลไปด้วยพลังบวกและความทรงจำดีๆ ที่ไม่มีวันลืมได้อย่างแน่นอน
สรุป
การจัดงาน Fanmeet คือ การสร้างสะพานเชื่อมต่อระหว่างศิลปินและแฟนคลับ ที่ในงานจะเต็มไปด้วยความรู้สึกมากมายร่วมกัน ได้สร้างความผูกพันมากขึ้นและได้สื่อสารกันอย่างจริงใจ ดังนั้นผู้จัดงานควรคิดคอนเซปต์อย่างเข้าใจศิลปินและแฟนคลับให้ภาพรวมของงานกลายเป็นความทรงจำที่แฟนๆ อยากกลับมาร่วมงานอีกครั้งในทุกปี นั่นถึงจะเรียกได้ว่าเป็น “Fan Meeting” สุดปังของจริง!
และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงานคอนเสิร์ต ให้ออกมาตรงใจ ตอบโจทย์ทุกเป้าหมาย เลือกสถานที่ได้เหมาะกับงานและเป็นบริษัทจัดงานที่เชื่อถือได้ด้วยประสบการณ์มากมาย พร้อมทีมงานครบ คลิ๊กเลย กอริลล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ของคุณแล้ว!