ขึ้นชื่อว่าเป็นการประชุมวิชาการใครๆ ก็ต้องคิดว่าน่าเบื่อและไม่อยากเข้าร่วม หากอยากจัดงานประชุมวิชาการให้ลื่นไหลไม่น่าเบื่อ ต้องรู้อะไรบ้าง แน่นอน! การจัดงานประชุมวิชาการให้ลื่นไหลนั้นมีปัจจัยสำคัญหลายอย่างที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษ ลองดูสิ่งที่ควรรู้และเตรียมตัวที่เอามาฝากกันดูแล้วเอาไปวางแผนกัน
สิ่งที่ต้องรู้และเตรียมตัวเพื่อจัดงานประชุมวิชาการให้ "ลื่นไหลและไม่น่าเบื่อ"
อย่างที่บอกไปแล้วว่าการจัดสัมมนาวิชาการให้ไม่น่าเบื่อนั้นต้องอาศัยปัจจัยหลายอย่างคู่กันไป ทุกอย่างล้วนต้องใช้ความใส่ใจในการจัดเตรียม เพราะแต่ละขั้นตอนนั้นมีความสำคัญแตกต่างกันออกไป เริ่มจาก
1. เนื้อหากระชับไม่ยื้อเยื้อ วางแผนล่วงหน้า คาดการณ์ปัญหาในอนาคตเอาไว้
เนื้อหาการบรรยายต่อให้เป็นวิชาการแบบเน้นๆ แต่ก็สามารถทำให้น่าสนใจได้ด้วยการจับใจความที่สำคัญตรงจุด! ไม่ใส่น้ำมากกว่าเนื้อ กำหนดการที่ในการจัดงานประชุมวิชาการต้องกระชับแต่ ครบถ้วน เน้นความหลากหลาย ไม่ใช่แค่บรรยายอย่างเดียว ควรมีช่วง ถาม-ตอบ กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมได้มีส่วนร่วม มีการอภิปรายกลุ่มย่อย หรือแม้แต่การนำเสนอผลงานที่มีการโต้ตอบ
วางแผนการใช้เวลาที่เหมาะสม คำนวณเวลาให้ดี ไม่ยืดเยื้อเกินไป ต้องมีเวลาพักที่เพียงพอ ไม่ใช่แค่พักเข้าห้องน้ำ แต่เป็นเวลาให้ผู้เข้าร่วมได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาที่กันจริง ๆ ที่เกี่ยวกับงานประชุมวิชาการที่จัดขึ้น และอย่าลืมเตรียมแผนสำรองไว้เผื่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดต่างๆ เช่น ผู้บรรยายยังเดินทางมาไม่ถึง หรือเทคนิคอื่นๆ ในการจัดประชุมวิชาการ หรืองานประชุมออนไลน์ เวลาเจอกับสถานการณ์ด่วนขึ้นมาจะได้แก้ไขได้อย่างทันเวลา
2. คอนเทนต์โดยใจ วิทยากรต้องปัง
การจัดงานประชุมนานาชาติ งานประชุมผู้บริหาร งานประชุมประจำปี งานประชุมออนไลน์ หรือการจัดงานประชุมวิชาการล้วนมีเนื้อหาและรายละเอียดเยอะทั้งสิ้น ดังนั้นต้องครีเอตหัวข้อให้ทันสมัยและเป็นที่สนใจ ทำการสำรวจหรือพิจารณาเทรนด์ในวงการวิชาการนั้น ๆ เพื่อให้เนื้อหาที่นำเสนอมีความสดใหม่และน่าติดตาม วิทยากรต้องมีประสบการณ์และมีทักษะการนำเสนอไม่เพียงแค่เชี่ยวชาญในเนื้อหา แต่ต้องสามารถสื่อสารให้น่าสนใจได้ด้วยควรมีภาพประกอบที่สวยงามไม่ใช้ตัวอักษรเยอะเกินไป
รูปแบบการในงานประชุมวิชาการมีการนำเสนอที่หลากหลาย เช่น
- Lightning Talk/Flash Presentation การนำเสนอสั้นๆ กระชับ 5-7 นาที พร้อมรูปภาพที่น่าสนใจ เหมาะกับการนำเสนอผลงานวิจัยเบื้องต้นหรือไอเดีย ใช้ในงานประชุมประจำปี
- Panel Discussion การอภิปรายโดยมีผู้เชี่ยวชาญหลายท่านในหัวข้อเดียวกัน เพื่อแลกเปลี่ยนมุมมองที่หลากหลายในงานประชุมผู้บริหาร
- Workshop กิจกรรมลงมือปฏิบัติจริง ช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้และนำไปประยุกต์ใช้ได้ งานประชุมวิชาการ
- Case Study Presentation การนำเสนอจากกรณีศึกษาจริง ช่วยให้เห็นภาพและปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ในกรณีที่เป็นงานประชุมนานาชาติ
3. สถานที่ต้องดี เทคโนโลยีต้องครบครัน
จัดสถานที่ที่เข้าถึงง่ายมีพื้นที่เพียงพอ ไม่แออัด มีพื้นที่สำหรับพักผ่อนและแลกเปลี่ยนเช่น มุมกาแฟ, พื้นที่สำหรับแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การจัดที่นั่งที่ไม่ใช่แบบห้องเรียนทั้งหมด อาจมีบางส่วนเป็นแบบเวทีเปิด เพื่อให้ง่ายต่อการตั้งคำถามและโต้ตอบ เลือกใช้เทคโนโลยีที่เชื่อถือได้ ใช้งานง่าย มีระบบเสียงและภาพ ต้องคมชัดและไม่มีปัญหา ถ้าเป็นงานประชุมออนไลน์ Wi-Fi ต้องเสถียร ในการในงานประชุมวิชาการ งานประชุมนานาชาติ งานประชุมผู้บริหาร งานประชุมประจำปีควรเครื่องมือสำหรับการวัดผล กระตุ้นการมีส่วนร่วม เช่น
- แอปพลิเคชัน Q&A แบบเรียลไทม์ อย่าง Slido, Mentimeter ช่วยให้ผู้เข้าร่วมถามคำถามได้ตลอดเวลา และสามารถโหวตคำถามที่น่าสนใจขึ้นมา
- Poll/Survey สั้นๆถามความคิดเห็นในระหว่างงาน เพื่อกระตุ้นความสนใจและทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าเสียงของพวกเขามีความสำคัญ
- Social Media Wall: แสดงฟีดจาก Twitter/Facebook ที่ติด Hashtag ของงาน ทำให้เกิดบรรยากาศร่วมกัน
4. เน้นการมีส่วนร่วมไม่ปล่อยให้เดียวดาย และบรรยากาศที่อบอุ่น
เพื่อให้งานประชุมวิชาการที่สนุกสนานได้ใช้ความคิดร่วมกัน ช่วงถาม-ตอบที่มีคุณภาพนั้นสำคัญมากๆ ต้องมีพิธีกรที่คอยกระตุ้นคำถาม และคัดเลือกคำถามที่น่าสนใจมาให้วิทยากรตอบสร้างกิจกรรม “Networking” ที่ชัดเจนอาจจะจัดเป็นช่วง “Coffee Break” ที่มีธีม หรือ “Lunch with a Speaker” เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสพูดคุยกับวิทยากรโดยตรง หรือจัดกิจกรรม “Ice-breaking” เล็ก ๆ ในช่วงเริ่มต้น มี “ของที่ระลึก” หรือ “เอกสารประกอบ” ที่เป็นประโยชน์ ไม่ใช่แค่ของแจก แต่เป็นสิ่งที่ผู้เข้าร่วมสามารถนำกลับไปทบทวนหรือใช้ต่อได้ และที่ลืมไม่ได้คือการเลือกพิธีกรดำเนินรายการที่มืออาชีพ สามารถกระตุ้นความสนใจผู้เข้าร่วมได้
5.PR แบบอินไซด์
อีกข้อที่จะช่วยให้เริ่มต้นการจัดประชุมวิชาการคือการประชาสัมพันธ์ที่มีชั้นเชิง หากมีการประชาสัมพันธ์ที่ไม่น่าสนใจ ผู้เข้าร่วมงานอาจจะคิดไปในทางลบตั้งแต่ยังไม่ได้เข้าร่วมประชุม ใช้ช่องทางที่หลากหลายอีเมล เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย และอาจจะมีการทำวิดีโอสั้น ๆ แนะนำวิทยากรหรือหัวข้อ สร้างความตื่นเต้นด้วยการใช้ภาพกราฟิกที่สวยงาม คำโปรยที่น่าสนใจ และอาจจะมีการจัดกิจกรรมลุ้นรางวัลสำหรับผู้ลงทะเบียนล่วงหน้า
6. อย่าลืมวัดผลและต่อยอด
หลังจากจบงาน ต้องมีการแจกแบบสอบถามที่กระชับ เข้าถึงง่าย ครอบคลุมในการประเมินการจัดประชุมอาจจะใช้ Google Forms หรือแอปพลิเคชันเฉพาะกิจเน้นคำแนะนำเชิงสร้างสรรค์ นอกจากคะแนนความพึงพอใจแล้ว ควรถามถึงสิ่งที่ผู้เข้าร่วมอยากเห็นในการจัดงานครั้งหน้า เพื่อวิเคราะห์และนำไปใช้ในการพัฒนาการจัดงานในครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น
สรุป
การใส่ใจในทุกรายละเอียดเหล่านี้ จะช่วยให้งานประชุมวิชาการของคุณไม่ใช่แค่การรวมตัวกันเพื่อฟัง แต่เป็นการรวมตัวกันเพื่อ “แลกเปลี่ยน เรียนรู้ และสร้างแรงบันดาลใจ” ได้อย่างแท้จริงแต่ละขั้นตอนนั้นมีการแนะนำไอเดียเกี่ยวกับการวางแผนไว้ด้วย ลองเอาไปใช้ดู เพื่อสร้างสรรค์งานประชุมวิชาการ งานประชุมนานาชาติ งานประชุมผู้บริหาร งานประชุมประจำปีหรืองานประชุมออนไลน์ที่มีคุณภาพและน่าจดจำ และหากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยดูแลการจัดงานประชุมให้ออกมาตรงใจ ลื่นไหลไม่น่าเบื่อ กอริล่าอีเว้นท์ พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ของคุณ! คลิ๊กเลย